Pengantar Sistem Informasi Akuntansi – AIS

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah struktur yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangannya sehingga dapat digunakan oleh akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, kepala pejabat keuangan (CFO). ), auditor, regulator, dan agen pajak.

Akuntan terlatih khusus bekerja secara mendalam dengan AIS untuk memastikan tingkat akurasi tertinggi dalam transaksi keuangan dan pencatatan perusahaan, serta membuat data keuangan tersedia dengan mudah bagi mereka yang secara sah membutuhkan akses ke sana — semua sambil menjaga data tetap utuh dan aman.

Apa Pengantar Sistem Informasi Akuntansi – AIS?

  • Sistem informasi akuntansi (SIA) digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangan.
  • SIA dapat digunakan oleh akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, kepala keuangan, auditor, dan regulator.
  • SIA membantu berbagai departemen dalam perusahaan untuk bekerja sama.
  • SIA yang efektif menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak untuk menyimpan dan mengambil data secara efektif.
  • Kontrol internal dan eksternal SIA sangat penting untuk melindungi data sensitif perusahaan.

Memahami Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Sistem informasi akuntansi adalah cara untuk melacak semua akuntansi dan aktivitas bisnis untuk sebuah perusahaan. Sistem informasi akuntansi umumnya terdiri dari enam komponen utama: orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, dan pengendalian internal. Di bawah ini adalah rincian setiap komponen secara mendetail.

1. Orang AIS

Orang-orang dalam SIA adalah pengguna sistem. SIA membantu berbagai departemen dalam perusahaan untuk bekerja sama. Profesional yang mungkin perlu menggunakan SIA organisasi meliputi:

  • Akuntan
  • Konsultan
  • Analis bisnis
  • Manajer
  • Kepala bagian keuangan
  • Auditor

Misalnya, manajemen dapat menetapkan tujuan penjualan di mana staf dapat memesan jumlah persediaan yang sesuai. Urutan persediaan memberi tahu departemen akuntansi tentang hutang baru. Saat penjualan dilakukan dalam bisnis, orang dan departemen yang terlibat dalam proses penjualan dapat mencakup hal berikut:

  1. Staf penjualan memasukkan pesanan pelanggan ke dalam SIA.
  2. Tagihan akuntansi atau mengirimkan faktur ke pelanggan.
  3. Gudang merakit pesanan.
  4. Departemen pengiriman mengirimkan pesanan ke pelanggan.
  5. Departemen akuntansi mendapat pemberitahuan tentang piutang baru, yang merupakan IOU dari pelanggan yang biasanya dibayar dalam waktu 30, 60, atau 90 hari. 
  6. Departemen layanan pelanggan melacak pesanan dan pengiriman pelanggan.
  7. Manajemen menggunakan AIS untuk membuat laporan penjualan dan melakukan analisis biaya, yang dapat mencakup biaya inventaris, pengiriman, dan produksi.

Dengan SIA yang dirancang dengan baik, setiap orang dalam organisasi dapat mengakses sistem yang sama dan mengambil informasi yang sama. SIA juga menyederhanakan proses pelaporan informasi kepada orang-orang di luar organisasi, bila perlu.

Misalnya, konsultan mungkin menggunakan informasi dalam SIA untuk menganalisis keefektifan struktur harga perusahaan dengan melihat data biaya, data penjualan, dan pendapatan.Selain itu, auditor dapat menggunakan data tersebut untuk menilai pengendalian internal perusahaan, kondisi keuangan, dan kepatuhan terhadap peraturan seperti Sarbanes-Oxley Act (SOX).

SIA harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan orang yang akan menggunakannya. Sistem juga harus mudah digunakan dan harus ditingkatkan, bukan menghalangi efisiensi.

2. Prosedur dan Instruksi

Prosedur dan instruksi SIA adalah metode yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, dan memproses data. Metode ini manual dan otomatis. Data dapat berasal dari sumber internal (mis., Karyawan) dan sumber eksternal (mis., Pesanan online pelanggan). Prosedur dan instruksi akan dikodekan ke dalam perangkat lunak AIS. Namun, prosedur dan instruksi juga harus “dikodekan” menjadi karyawan melalui dokumentasi dan pelatihan. Prosedur dan instruksi harus diikuti secara konsisten agar efektif.

3. Data AIS

SIA harus memiliki struktur basis data untuk menyimpan informasi, seperti bahasa kueri terstruktur (SQL), yang merupakan bahasa komputer yang umum digunakan untuk basis data. SQL memungkinkan data yang ada di SIA untuk dimanipulasi dan diambil untuk tujuan pelaporan. SIA juga memerlukan berbagai layar masukan untuk berbagai jenis pengguna sistem dan entri data, serta format keluaran yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda dan berbagai jenis informasi.

Data yang terkandung dalam SIA adalah semua informasi keuangan yang berkaitan dengan praktik bisnis organisasi. Setiap data bisnis yang memengaruhi keuangan perusahaan harus dimasukkan ke dalam SIA.

Jenis data yang disertakan dalam SIA bergantung pada sifat bisnis, tetapi dapat terdiri dari berikut ini:

  • Pesanan penjualan
  • Laporan tagihan pelanggan
  • Laporan analisis penjualan
  • Permintaan pembelian
  • Faktur vendor
  • Periksa register
  • Jurnal umum
  • Data inventaris
  • Informasi penggajian
  • Ketepatan waktu
  • Informasi pajak

Data tersebut dapat digunakan untuk menyiapkan laporan akuntansi dan laporan keuangan, termasuk umur piutang, jadwal penyusutan atau amortisasi , neraca saldo , dan laporan laba rugi. Memiliki semua data ini di satu tempat — di SIA — memfasilitasi aktivitas pencatatan, pelaporan, analisis, audit, dan pengambilan keputusan bisnis. Agar data bermanfaat, harus lengkap, akurat, dan relevan.

Di sisi lain, contoh data yang tidak masuk ke SIA termasuk memo, korespondensi, presentasi, dan manual. Dokumen-dokumen ini mungkin memiliki hubungan tangensial dengan keuangan perusahaan, tetapi, tidak termasuk catatan kaki standar, dokumen tersebut sebenarnya bukan bagian dari pencatatan keuangan perusahaan.

4. Perangkat Lunak AIS

Komponen perangkat lunak SIA adalah program komputer yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan.Sebelum ada komputer, SIA adalah sistem manual berbasis kertas, tetapi saat ini, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer sebagai dasar SIA.Bisnis kecil mungkin menggunakan Intuit’s Quickbooks atau Sage’s Sage 50 Accounting, tetapi masih ada yang lain.2  Usaha kecil hingga menengah mungkin menggunakan SAP ‘s Business One.4 Bisnis  menengah dan besar mungkin menggunakan Microsoft’s Dynamics GP, Sage Group’s MAS 90, atau MAS 200, Oracle’s PeopleSoft, atau Epicor Financial Management.567

Kualitas, keandalan, dan keamanan adalah komponen kunci dari perangkat lunak SIA yang efektif. Manajer mengandalkan informasi yang dihasilkannya untuk membuat keputusan bagi perusahaan, dan mereka membutuhkan informasi berkualitas tinggi untuk membuat keputusan yang tepat.

Program perangkat lunak AIS dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik dari berbagai jenis bisnis. Jika program yang ada tidak memenuhi kebutuhan perusahaan, perangkat lunak juga dapat dikembangkan sendiri dengan masukan substansial dari pengguna akhir atau dapat dikembangkan oleh perusahaan pihak ketiga khusus untuk organisasi tersebut. Sistem ini bahkan dapat dialihdayakan ke perusahaan khusus.

Untuk perusahaan publik, apa pun program perangkat lunak dan opsi penyesuaian yang dipilih bisnis, peraturan Sarbanes-Oxley akan menentukan struktur SIA sampai batas tertentu.Ini karena peraturan SOX menetapkan pengendalian internal dan prosedur audit yang harus dipatuhi oleh perusahaan publik.

5. Infrastruktur TI

Infrastruktur teknologi informasi hanyalah nama mewah untuk perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi akuntansi. Sebagian besar item perangkat keras ini yang harus dimiliki bisnis dan dapat mencakup yang berikut:

  • Komputer
  • Perangkat seluler
  • Server
  • Printer
  • Pelindung gelombang
  • Router
  • Media penyimpanan
  • Catu daya cadangan

Selain biaya, faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perangkat keras termasuk kecepatan, kemampuan penyimpanan, dan apakah perangkat tersebut dapat diperluas dan ditingkatkan.

Mungkin yang paling penting, perangkat keras yang dipilih untuk SIA harus kompatibel dengan perangkat lunak yang dimaksudkan. Idealnya, ini tidak hanya kompatibel, tetapi juga optimal — sistem yang kikuk akan jauh lebih berguna daripada yang cepat. Salah satu cara bisnis dapat dengan mudah memenuhi persyaratan kompatibilitas perangkat keras dan perangkat lunak adalah dengan membeli sistem siap pakai yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan bisnis. Membeli sistem turnkey berarti, secara teoritis, bisnis akan mendapatkan kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak yang optimal untuk SIA-nya.

SIA yang baik juga harus mencakup rencana pemeliharaan, servis, penggantian, dan peningkatan komponen sistem perangkat keras, serta rencana pembuangan perangkat keras yang rusak dan usang, sehingga data sensitif benar-benar hancur.

6. Pengendalian Internal

Kontrol internal SIA adalah langkah-langkah keamanan yang dikandungnya untuk melindungi data sensitif. Ini bisa sesederhana kata sandi atau serumit identifikasi biometrik. Protokol keamanan biometrik mungkin mencakup penyimpanan karakteristik manusia yang tidak berubah seiring waktu, seperti sidik jari, suara, dan pengenalan wajah.

SIA harus memiliki kontrol internal untuk melindungi dari akses komputer yang tidak sah dan untuk membatasi akses ke pengguna yang sah, yang mencakup beberapa pengguna di dalam perusahaan. Ini juga harus mencegah akses file yang tidak sah oleh individu yang diizinkan untuk mengakses hanya bagian tertentu dari sistem.

SIA berisi informasi rahasia yang tidak hanya dimiliki oleh perusahaan tetapi juga milik karyawan dan pelanggannya. Data ini mungkin termasuk:

  • Nomor Jaminan Sosial
  • Informasi gaji dan personalia
  • Nomor kartu kredit
  • Informasi pengguna
  • Data keuangan perusahaan
  • Informasi keuangan pemasok dan vendor

Semua data dalam SIA harus dienkripsi, dan akses ke sistem harus dicatat dan diawasi. Aktivitas sistem juga harus dapat dilacak.

SIA juga memerlukan kontrol internal yang melindunginya dari virus komputer, peretas, dan ancaman internal dan eksternal lainnya terhadap keamanan jaringan. Juga harus dilindungi dari bencana alam dan lonjakan arus listrik yang dapat menyebabkan hilangnya data.

Contoh Sistem Informasi Akuntansi Dunia Nyata

SIA yang dirancang dengan baik memungkinkan bisnis berjalan lancar setiap hari sementara SIA yang dirancang dengan buruk dapat menghambat operasinya. Kegunaan ketiga untuk SIA adalah, ketika bisnis dalam kesulitan, data dalam SIA dapat digunakan untuk mengungkap cerita tentang apa yang salah. Kasus WorldCom dan Lehman Brothers memberikan dua contoh.

WorldCom

Pada tahun 2002, auditor internal WorldCom Eugene Morse dan Cynthia Cooper menggunakan AIS perusahaan untuk mengungkap hampir $ 4 miliar dalam alokasi biaya palsu dan entri akuntansi lainnya.  Investigasi mereka menyebabkan penghentian CFO Scott Sullivan, serta undang-undang baru — pasal 404 dari Sarbanes-Oxley Act, yang mengatur kontrol dan prosedur keuangan internal perusahaan.11 

Lehman Brothers

Ketika menyelidiki penyebab keruntuhan Lehman, tinjauan SIA dan sistem data lainnya merupakan komponen kunci, bersama dengan pengumpulan dan tinjauan dokumen, ditambah wawancara saksi.Pencarian penyebab kegagalan perusahaan “membutuhkan penyelidikan dan penelaahan ekstensif atas operasi, perdagangan, penilaian , keuangan, akuntansi, dan sistem dataLehmanlainnya,” menurut laporan pemeriksa sembilan jilid 2.200 halaman.

Sistem Lehman memberikan contoh bagaimana SIA seharusnyatidak terstruktur.Laporan pemeriksa Anton R. Valukas menyatakan, “Pada saatpengajuan kebangkrutannya , Lehman mempertahankan tambal sulam lebih dari 2.600 sistem dan aplikasi perangkat lunak … Banyak sistem Lehman yang misterius, ketinggalan zaman atau tidak standar.”

Penguji memutuskan untuk memfokuskan upayanya pada 96 sistem yang tampaknya paling relevan.Ujian ini membutuhkan pelatihan, studi, dan trial and error hanya untuk mempelajari bagaimana menggunakan sistem.

Laporan Valukas juga mencatat, “Sistem Lehman sangat saling bergantung, tetapi hubungan mereka sulit untuk diuraikan dan tidak terdokumentasi dengan baik. Butuh upaya luar biasa untuk mengurai sistem ini untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.”

Garis bawah

Enam komponen SIA semuanya bekerja sama untuk membantu karyawan kunci mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangan mereka. Memiliki sistem informasi akuntansi yang dikembangkan dan dipelihara dengan baik yang efisien dan akurat merupakan komponen yang sangat diperlukan dari bisnis yang sukses.