Sistem Informasi Akuntansi (AIS)

Apa Sistem Informasi Akuntansi (AIS)?

Sistem informasi akuntansi (SIA) melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh pengguna internal untuk melaporkan informasi kepada investor, kreditor , dan otoritas pajak. Ini umumnya merupakan metode berbasis komputer untuk melacak aktivitas akuntansi dalam hubungannya dengan sumber daya teknologi informasi. SIA menggabungkan praktik akuntansi tradisional , seperti penggunaan Prinsip Akuntansi yang Diterima Umum (GAAP) , dengan sumber daya teknologi informasi modern.

Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Digunakan

Suatu sistem informasi akuntansi memuat berbagai elemen penting dalam siklus akuntansi. Meskipun informasi yang terkandung dalam sistem bervariasi antara industri dan ukuran bisnis, SIA yang khas mencakup data yang berkaitan dengan pendapatan , pengeluaran , informasi pelanggan, informasi karyawan, dan informasi pajak. Data spesifik meliputi pesanan penjualan dan laporan analisis, daftar permintaan pembelian, faktur, register cek, inventaris, penggajian, buku besar, neraca saldo, dan informasi laporan keuangan.

Suatu sistem informasi akuntansi harus mempunyai struktur database untuk menyimpan informasi. Struktur database ini biasanya diprogram dengan bahasa query yang memungkinkan adanya manipulasi tabel dan data. SIA memiliki banyak bidang untuk memasukkan data serta untuk mengedit data yang disimpan sebelumnya. Selain itu, sistem informasi akuntansi seringkali merupakan platform yang sangat aman dengan tindakan pencegahan yang diambil terhadap virus, peretas, dan sumber eksternal lainnya yang mencoba mengumpulkan informasi. Keamanan siber semakin penting karena semakin banyak perusahaan menyimpan data mereka secara elektronik.

Berbagai keluaran dari sistem informasi akuntansi menunjukkan keserbagunaan kemampuan manipulasi datanya. SIA menghasilkan laporan termasuk laporan umur piutang  berdasarkan informasi pelanggan, jadwal penyusutan untuk aset tetap, dan saldo percobaan untuk pelaporan keuangan. Daftar pelanggan, perhitungan perpajakan, dan tingkat persediaan juga dapat direproduksi. Namun, korespondensi, memo, atau presentasi tidak termasuk dalam SIA karena item ini tidak terkait langsung dengan pelaporan keuangan atau pembukuan perusahaan.

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Antarmuka Antardepartemen

Sistem informasi akuntansi berusaha untuk menghubungkan antar berbagai departemen. Di dalam sistem, bagian penjualan dapat mengunggah anggaran penjualan. Informasi ini digunakan oleh tim manajemen inventaris untuk melakukan penghitungan inventaris dan pembelian bahan. Setelah pembelian inventaris, sistem dapat memberi tahu departemen hutang tentang faktur baru. SIA juga dapat berbagi informasi tentang pesanan baru sehingga departemen manufaktur, pengiriman, dan layanan pelanggan mengetahui penjualan tersebut.

Pengendalian Internal

Bagian integral dari sistem informasi akuntansi berkaitan dengan pengendalian internal. Kebijakan dan prosedur dapat ditempatkan di dalam sistem untuk memastikan bahwa informasi pelanggan, vendor, dan bisnis yang sensitif dipertahankan di dalam perusahaan. Melalui penggunaan persetujuan akses fisik, persyaratan login, log akses, otorisasi, dan pemisahan tugas, pengguna dapat dibatasi hanya pada informasi relevan yang diperlukan untuk menjalankan fungsi bisnis mereka.