Faktur
Apa faktur?
Faktur adalah dokumen komersial berstempel waktu yang memerinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, faktur biasanya mencantumkan persyaratan kesepakatan dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.
Jenis faktur dapat mencakup tanda terima kertas, nota penjualan, nota debit , faktur penjualan, atau catatan elektronik online.
Poin Penting
- Faktur adalah dokumen yang menyimpan catatan transaksi antara pembeli dan penjual, seperti tanda terima kertas dari toko atau catatan online dari e-tailer.
- Faktur adalah elemen penting dari kontrol dan audit internal akuntansi.
- Tagihan yang ditemukan di faktur harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab.
- Faktur umumnya menguraikan persyaratan pembayaran, biaya unit, pengiriman, penanganan, dan persyaratan lain yang diuraikan selama transaksi.
Dasar-dasar Faktur
Faktur harus menyatakan itu adalah faktur di muka tagihan. Ini biasanya memiliki pengenal unik yang disebut nomor faktur yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Faktur biasanya berisi informasi kontak penjual atau penyedia layanan jika ada kesalahan terkait penagihan.
Ketentuan pembayaran dapat diuraikan pada faktur, serta informasi yang berkaitan dengan diskon, rincian pembayaran awal atau biaya keuangan yang dinilai untuk pembayaran yang terlambat. Ini juga menyajikan biaya unit suatu barang, total unit yang dibeli, pengangkutan, penanganan, pengiriman, dan biaya pajak terkait, dan menguraikan jumlah total yang terutang.
Perusahaan dapat memilih untuk hanya mengirim laporan akhir bulan sebagai faktur untuk semua transaksi yang belum dibayar. Jika demikian, pernyataan harus menunjukkan bahwa tidak ada faktur berikutnya yang akan dikirim. Secara historis, faktur dicatat di atas kertas, seringkali dengan beberapa salinan yang dibuat sehingga pembeli dan penjual masing-masing memiliki catatan transaksi untuk catatan mereka sendiri. Saat ini, faktur yang dibuat oleh komputer cukup umum. Mereka dapat dicetak ke kertas sesuai permintaan atau dikirim melalui email ke pihak-pihak yang bertransaksi. Catatan elektronik juga memungkinkan pencarian dan penyortiran transaksi tertentu atau tanggal tertentu lebih mudah.
Sebuah pro forma invoice adalah awal tagihan penjualan dikirim ke pembeli sebelum pengiriman atau pengiriman barang. Faktur biasanya akan menjelaskan barang yang dibeli dan informasi penting lainnya seperti berat pengiriman dan biaya transportasi. Faktur pro forma sering berperan dalam transaksi internasional, terutama untuk keperluan bea cukai impor.
Referensi cepat
Faktur pro-forma adalah perjanjian yang mengikat, meskipun syarat penjualan dapat berubah.
Pentingnya Tanggal Faktur
Tanggal faktur mewakili waktu dan tanggal yang dicap waktu di mana barang telah ditagih dan transaksi secara resmi dicatat. Oleh karena itu, tanggal faktur memiliki informasi penting mengenai pembayaran, karena menentukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. Hal ini sangat penting untuk entitas yang menawarkan kredit, seperti net 30. Tanggal jatuh tempo sebenarnya dari faktur biasanya 30 hari setelah tanggal faktur. Demikian juga, perusahaan menawarkan kepada pelanggan opsi untuk mengembalikan barang yang biasanya memiliki tenggat waktu berdasarkan jumlah hari tertentu sejak bukti pembelian, seperti yang ditunjukkan pada faktur.
E-Faktur
Sejak munculnya era komputer , orang dan bisnis lebih mudah mengandalkan faktur elektronik sebagai alternatif dari dokumen kertas. Faktur elektronik, atau e-faktur, adalah bentuk penagihan elektronik untuk menghasilkan, menyimpan, dan memantau dokumen terkait transaksi antar pihak dan memastikan persyaratan perjanjian mereka terpenuhi.
Dokumen elektronik ini mungkin termasuk faktur dan tanda terima, pesanan pembelian, catatan debit dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang. Faktur digital biasanya dikirim melalui email, halaman web, atau aplikasi. Keuntungannya meliputi:
- Permanen dan ketahanan terhadap kerusakan fisik
- Kemudahan dalam mencari dan menyortir nama, istilah, atau tanggal tertentu
- Peningkatan kemampuan audit
- Kemampuan untuk mencetak atau mereproduksi sesuai permintaan
- Kemampuan pengumpulan data dan kecerdasan bisnis
- Pengurangan penggunaan kertas
Faktur elektronik mencakup beberapa teknologi dan opsi entri dan digunakan sebagai istilah umum untuk menggambarkan metode apa pun yang dengannya faktur disajikan secara elektronik kepada pelanggan untuk pembayaran. Beberapa standar e-faktur, seperti EDIFACT dan UBL, telah dikembangkan di seluruh dunia untuk memfasilitasi adopsi dan efisiensi.
Faktur dan Hutang
Faktur melacak penjualan produk untuk tujuan pengendalian inventaris, akuntansi dan pajak, yang membantu melacak hutang dagang dan kewajiban serupa yang jatuh tempo. Banyak perusahaan mengirimkan produk dan mengharapkan pembayaran di kemudian hari, sehingga jumlah total yang harus dibayar menjadi hutang bagi pembeli dan piutang bagi penjual.
Faktur zaman modern dikirim secara elektronik, bukan berbasis kertas. Jika faktur hilang, pembeli dapat meminta salinan dari penjual. Penggunaan faktur mewakili adanya kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.
Referensi cepat
Faktur berbeda dari pesanan pembelian, yang dibuat sebelum pelanggan memesan barang atau jasa.
Faktur dan Pengendalian Internal
Faktur adalah elemen penting dari pengendalian internal akuntansi. Tagihan pada faktur harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab. Alternatifnya, faktur dicocokkan dengan pesanan pembelian, dan setelah merekonsiliasi informasinya, pembayaran dilakukan untuk transaksi yang disetujui. Perusahaan audit memastikan faktur dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang sesuai saat menguji pemotongan biaya.