Ensiklopedia keuangan

Formulir W-9: Permohonan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Sertifikasi

Apa Formulir W-9: Permohonan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Sertifikasi?

Formulir W-9 adalah formulir pajak Internal Revenue Service (IRS) yang digunakan untuk mengonfirmasi nama, alamat, dan nomor identifikasi wajib pajak (TIN) seseorang untuk pekerjaan atau tujuan menghasilkan pendapatan lainnya. Konfirmasi dapat diminta baik untuk individu yang didefinisikan sebagai warga negara AS atau orang yang didefinisikan sebagai penduduk asing .

Formulir W-9 juga dikenal sebagai Formulir Permintaan Nomor Pokok Wajib Pajak dan Sertifikasi.

Poin Penting

  • W-9 adalah formulir resmi yang diberikan oleh IRS untuk pemberi kerja atau entitas lain untuk memverifikasi nama, alamat, dan nomor identifikasi pajak dari individu yang menerima pendapatan.
  • Informasi yang diambil dari formulir W-9 sering digunakan untuk menghasilkan formulir pajak 1099, yang diperlukan untuk keperluan pengajuan pajak pendapatan.
  • Informasi yang dikumpulkan oleh entitas pada formulir W-9 tidak dapat diungkapkan untuk tujuan lain apa pun, di bawah peraturan privasi yang ketat.

Siapa yang Dapat Mengajukan Formulir W-9: Permohonan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Sertifikasi?

Formulir W-9 adalah permintaan informasi tertulis formal saja dan digunakan semata-mata untuk tujuan mengonfirmasi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) seseorang.Pemberi kerja atau entitas lain yang diwajibkan untuk mengajukan dokumen informasi dengan IRS, seperti Formulir 1099, harus mendapatkan TIN Anda yang benar untuk melaporkan penghasilan atau kerugian apa pun yang dapat memengaruhi pengembalian pajak federal atau penghasilan kena pajak Anda.Bagi kebanyakan individu, NPWP adalah Nomor Jaminan Sosial (SSN) mereka.

W-9 berbeda dari Formulir W-4 — yang lebih sering diberikan oleh karyawan kepada pemberi kerja langsung — karena W-9 tidak secara inheren mengatur pemotongan pajak yang harus dibayar. Setiap pajak yang diwajibkan berdasarkan keuntungan yang terkait dengan W-9 yang disediakan adalah tanggung jawab pemegang NPWP yang tercantum dalam dokumen kecuali jika wajib pajak dikenakan pemotongan cadangan. Jika pemotongan cadangan diperlukan, ini perlu dicatat pada W-9, untuk memberi tahu entitas yang menerima informasi tentang perlunya pemotongan yang sesuai.

Untuk Apa Formulir W-9 Digunakan?

Informasi yang diperoleh di formulir W-9 paling sering dividen yang dibayarkan terhadap investasi;dan berbagai transaksi keuangan lainnya.

Referensi cepat

IRS mewajibkan mereka yang tidak didefinisikan sebagai warga negara AS atau penduduk asing untuk menggunakan Formulir W-8 yang sesuai sebagai pengganti formulir W-9.

Formulir 1099 hanya perlu diterbitkan setelah ambang pendapatan minimum tercapai, yang untuk sebagian besar pendapatan lain-lain ditetapkan sebesar $ 600 untuk tahun pajak 2020 dan 2021. Jumlah di bawah ambang ini harus dilaporkan sebagai pendapatan oleh pemegang TIN tetapi tidak memerlukan 1099 bentuk.

Meskipun karyawan secara hukum diwajibkan untuk memberikan informasi pribadi tertentu kepada pemberi kerja mereka, privasi karyawan dilindungi oleh undang-undang. Majikan yang mengungkapkan informasi pribadi karyawan dengan cara apa pun yang tidak sah dapat dikenakan tuntutan perdata dan pidana.

Cara Membaca dan Mengisi Formulir W-9

Formulir W-9 adalah salah satu formulir IRS yang paling mudah diisi, tetapi jika formulir pajak membuat Anda gugup, jangan khawatir. Kami akan memandu Anda melalui cara yang tepat untuk menyelesaikannya.

Semua halaman Formulir W-9 tersedia di situs web IRS.

Langkah 1

Masukkan nama Anda seperti yang tertera pada pengembalian pajak Anda  .

Langkah 2

Masukkan nama bisnis Anda atau nama “entitas perseorangan “, jika berbeda dari nama yang Anda masukkan pada langkah 1. Misalnya, Anda mungkin merupakan perusahaan perseorangan, tetapi untuk tujuan pemasaran, Anda tidak menggunakan nama pribadi Anda sebagai nama bisnis;alih-alih, Anda “menjalankan bisnis sebagai” nama lain.Anda akan memasukkan nama itu di sini.Adapun bagian entitas yang diabaikan, jika Anda tidak tahu apa itu, Anda mungkin bukan salah satunya.Jenis entitas perseorangan yangumum adalah perseroan terbatas beranggota tunggal .Kepemilikan tunggal dan korporasi S  tidak pernah diklasifikasikan sebagai entitas perseorangan  .

LANGKAH 3

Anda jenis entitas bisnis apa untuk klasifikasi pajak federal: kepemilikan tunggal, kemitraan,  korporasi C , korporasi S, trust / estate, perseroan terbatas, atau “lainnya”? Centang kotak yang sesuai. Jika Anda tidak yakin, Anda mungkin adalah pemilik perseorangan, karena Anda harus mengajukan banyak dokumen untuk menjadi salah satu entitas lainnya.

LANGKAH 4 

Pengecualian. Kemungkinan Anda akan membiarkan kotak-kotak ini kosong. Berikut ini beberapa pengecualian: 

  1. Penerima pembayaran yang dibebaskan dari pemotongan cadangan  , seperti perusahaan (dalam banyak kasus), mungkin perlu memasukkan kode di kotak “Bebaskan kode penerima pembayaran”. Instruksi Formulir W-9 mencantumkan penerima pembayaran yang dibebaskan dan kode mereka serta jenis pembayaran yang kode ini harus digunakan. Perusahaan yang mengisi W-9 untuk menerima pembayaran bunga atau dividen, misalnya, akan memasukkan kode “5.”
  2. Penerima pembayaran yang dibebaskan dari pelaporan berdasarkan Undang-Undang Kepatuhan Pajak Rekening Asing (FATCA) mungkin perlu memasukkan kode di kotak “Pembebasan dari kode pelaporan FATCA”. Tak satu pun dari kotak ini akan berlaku untuk kontraktor independen atau freelancer.

Langkah 5 

Berikan alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos Anda. Bagaimana jika alamat rumah Anda berbeda dengan alamat bisnis Anda? Alamat mana yang harus Anda berikan pada Formulir W-9? Gunakan alamat yang akan Anda gunakan untuk pengembalian pajak Anda. Misalnya, jika Anda adalah pemilik tunggal yang menyewa ruang kantor, tetapi Anda mengajukan pengembalian pajak menggunakan alamat rumah Anda, masukkan alamat rumah Anda pada formulir W-9 sehingga IRS tidak akan kesulitan mencocokkan 1099 Anda dengan  Formulir 1040 Anda. .

LANGKAH 6 

Pada langkah opsional ini, Anda dapat memberikan nama dan alamat pemohon. Anda mungkin ingin mengisi kotak ini untuk menyimpan catatan kepada siapa Anda memberikan nomor identifikasi pajak Anda.

Langkah 7 

IRS menyebut bagian ini Bagian I, yang harus membuat Anda bertanya-tanya apa semua langkah yang baru saja Anda selesaikan. Di sini, Anda harus memberikan nomor identifikasi pajak bisnis Anda, yang akan menjadi Nomor Jaminan Sosial perorangan jika Anda adalah perusahaan perseorangan, atau  nomor identifikasi pemberi kerja (EIN) jika Anda jenis bisnis lain. Sekarang, beberapa perusahaan perseorangan juga memiliki EIN, tetapi IRS lebih suka pemilik tunggal menggunakan SSN mereka pada Formulir W-9. Sekali lagi, melakukan hal itu akan membuatnya lebih mudah untuk mencocokkan 1099 yang Anda terima dengan pengembalian pajak Anda, yang akan Anda ajukan di bawah SSN Anda.

Bagaimana jika bisnis Anda baru dan tidak memiliki EIN? Anda masih dapat mengisi formulir W-9. IRS mengatakan Anda harus mengajukan nomor Anda dan menulis “melamar” di ruang untuk TIN. Anda ingin mendapatkan nomor ini secepat mungkin karena, hingga Anda mendapatkannya, Anda akan dikenakan pemotongan cadangan. Anda dapat mengajukan EIN di situs IRS. Lihat petunjuk di bawah untuk Langkah 8, Bagian II, untuk mengetahui lebih lanjut tentang pemotongan cadangan .

LANGKAH 8 

Di Bagian II, Anda harus membuktikan kebenaran semua informasi Anda sebelum Anda dapat menandatangani Formulir W-9. Dengan sengaja berbohong di formulir pajak bisa berarti Anda harus membayar denda atau masuk penjara; IRS tidak main-main. Sebelum menandatangani formulir W-9, berikut adalah pernyataan yang harus Anda nyatakan benar, di bawah hukuman atas sumpah palsu:

1. Nomor yang tertera pada formulir ini adalah nomor pokok wajib pajak saya yang benar (atau saya sedang menunggu nomor dikeluarkan untuk saya).

  • Wajib pajak harus menggunakan nomor ID pajak yang sah. Menggunakan nomor ID pajak yang “dipinjam”, dicuri, atau dibuat-buat sama dengan berbohong di bawah sumpah, dan melibatkan konsekuensi yang serius.

2. Saya tidak tunduk pada pemotongan cadangan karena: (a) Saya dibebaskan dari pemotongan cadangan, atau (b) saya belum diberi tahu oleh Internal Revenue Service (IRS) bahwa saya tunduk pada pemotongan cadangan sebagai akibat dari kegagalan untuk melaporkan semua bunga atau dividen, atau (c) IRS telah memberi tahu saya bahwa saya tidak lagi dikenakan pemotongan cadangan.

  • Sebagian besar pembayar pajak dibebaskan dari pemotongan pajak cadangan.Jika Anda tidak tahu apa yang dibicarakan IRS di sini, Anda mungkin dikecualikan.Jika Anda tidak dibebaskan, IRS akan memberi tahu Anda, dan perusahaan yang membayar Anda perlu mengetahuinya karena diharuskan memotong  pajak penghasilan  dari gaji Anda dengan tarif tetap 24% (per 2020) dan mengirimkannya ke IRS. Kebetulan, sekarang Anda tahu alasan bagus lain untuk tidak menipu dalam pengembalian pajak Anda: Anda mungkin harus memberi tahu klien masa depan tentang hal itu, dan itu mungkin membuat perusahaan berpikir dua kali tentang Anda. Butir (c) pada dasarnya mengatakan bahwa jika Anda pernah dikenakan pemotongan cadangan tetapi sekarang tidak lagi, tidak ada yang perlu tahu.

3. Saya warga negara AS atau orang AS lainnya.

  • Jika Anda adalah  penduduk asing , Anda jelas. IRS juga menganggap yang berikut ini sebagai “orang AS”: kemitraan, korporasi, perusahaan, atau asosiasi yang dibuat atau diatur di Amerika Serikat atau berdasarkan undang-undang Amerika Serikat; sebuah perkebunan domestik; dan kepercayaan domestik. Jika bisnis Anda adalah kemitraan yang memiliki mitra asing, aturan khusus berlaku; baca tentang mereka dalam instruksi untuk Formulir W-9. Jika Anda bukan warga negara AS, Anda mungkin perlu mengisi Formulir W-8 atau Formulir 8233.

4. Kode FATCA yang dimasukkan pada formulir ini (jika ada) yang menunjukkan bahwa saya dibebaskan dari pelaporan FATCA adalah benar.

Pertimbangan Khusus Saat Mengajukan Formulir W-9

Formulir Penandatanganan W-9

Formulir W-9 memberitahu Anda untuk mencoret butir 2 di atas jika Anda telah diberitahu oleh IRS bahwa Anda saat ini dikenakan pemotongan cadangan karena Anda gagal melaporkan semua bunga dan dividen atas pengembalian pajak Anda.

Anda dapat mencoret item 2 jika Anda mengisi Formulir W-9 sehubungan dengan transaksi real estat. Butir 2 tidak berlaku dalam kasus ini, jadi tidak masalah jika Anda tunduk pada pemotongan cadangan.

Sekarang, jika Anda membaca cetakan kecil dalam instruksi W-9 dengan hati-hati, tampaknya menunjukkan bahwa kebanyakan orang tidak diharuskan untuk menandatangani formulir ini sama sekali. Anda biasanya hanya diminta untuk menandatanganinya jika IRS telah memberi tahu Anda bahwa sebelumnya Anda memberikan TIN yang salah. Secara teknis, bagaimanapun, orang yang meminta Anda untuk mengisi Formulir W-9 mungkin akan menganggapnya tidak lengkap atau tidak valid jika Anda belum menandatanganinya.

Formulir Kembali W-9

Kembalikan Formulir W-9 Anda yang telah diisi ke bisnis yang meminta Anda untuk mengisinya. Idealnya, Anda akan mengirimkannya secara langsung untuk membatasi ekspos terhadap  pencurian identitas , tetapi metode ini seringkali tidak praktis. Mail dianggap relatif aman. Jika Anda harus mengirimkan formulir melalui email, Anda harus mengenkripsi dokumen dan pesan email Anda dan memeriksa tiga kali apakah Anda memiliki alamat email penerima yang benar sebelum mengirim pesan Anda. Layanan gratis tersedia online untuk membantu Anda melakukan ini, tetapi periksa reputasi mereka sebelum mempercayakan dokumen Anda kepada mereka. Biasanya bisnis yang perlu mengirimkan W-9 ke IRS akan memberi Anda satu untuk diisi.