Apakah Anda erica patuh? Ikuti daftar periksa ini

Banyak bisnis menawarkan beberapa bentuk rencana pensiun yang memenuhi syarat dan, dengan demikian, mereka berada di bawah pedoman tata kelola dari Employee Retirement Income Security Act tahun 1974, yang lebih dikenal sebagai ERISA.ERISA menetapkan pedoman dan standar minimum yang dirancang untuk melindungi karyawan perusahaan sektor swasta yang berpartisipasi dalam program tunjangan pensiun dan kesejahteraan.Bisnis yang menjalankan rencana pensiun yang memenuhi syarat yang tidak sepenuhnya sesuai dengan ERISA dapat dikenakan penalti yang mahal.

Jika program pensiun karyawan Anda memberikan pendapatan pensiun di masa depan atau mengizinkan karyawan untuk menunda pendapatannya untuk masa pensiun, maka itu adalah program ERISA.Sebagai pemberi kerja yang memberikan manfaat paket ERISA ini, Anda juga dianggap oleh ERISA sebagai pemegang fidusia bernama yang mengambil tanggung jawab untuk mengelola rencana ini dan, juga, tanggung jawab jika rencana Anda tidak sesuai dengan pedoman dan standar yang ditetapkan oleh ERISA.

Mematuhi ERISA

Memenuhi persyaratan kepatuhan ERISA tidak harus terlalu membebani. Meskipun ada banyak persyaratan, administrator pihak ketiga (TPA) yang baik dapat memikul banyak beban. Banyak dari persyaratan tersebut berdasarkan kalender, membutuhkan formulir pengarsipan dengan tenggat waktu tertentu.

Tanggal batas waktu ini membentuk satu daftar periksa yang dapat dikelola oleh TPA atau staf sumber daya manusia. Persyaratan lain harus dipenuhi secara ad hoc sesuai keadaan.

Daftar Periksa Kalender ERISA

Mengelola 401 (k) rencana melibatkan pelaksanaan tugas kepatuhan ERISA tertentu sesuai dengan jadwal tahunan. Ini adalah tugas paling umum yang harus menjadi bagian dari daftar periksa kebanyakan perusahaan.

1. Kuartal Pertama Tahun Program : Berikan laporan manfaat kuartal keempat untuk merencanakan peserta selambat-lambatnya 45 hari setelah akhir kuartal.  Memberikan kontribusi pemberi kerja tahun sebelumnya untuk pengurangan pajak untuk dihitung pada tahun sebelumnya.
2. Kuartal Kedua : Berikan pernyataan manfaat kuartal pertama untuk merencanakan peserta.Mendistribusikan penundaan berlebih yang dibuat di atas batas IRC Section 402 (g).  Untuk peserta rencana yang berusia 72 tahun pada tahun sebelumnya, distribusikan distribusi minimum yang diwajibkan pada tahun pertama(RMD).
3. Kuartal Ketiga : Berikan laporan manfaat kuartal kedua.Formulir Berkas 5500 untuk tahun sebelumnya atau Berkas Formulir 5558 untuk perpanjangan 2,5 bulan.  Jika dokumen rencana diubah selama tahun sebelumnya, bagikanDeskripsi Rencana Ringkasan barukepada peserta rencana.Bagikan Ringkasan Laporan Tahunan untuk tahun sebelumnya untuk merencanakan peserta.
4. Kuartal Keempat : Berikan laporan manfaat kuartal ketiga.Mengirimkan pemberitahuan yang berlaku kepada peserta, termasuk angsuran atau perubahan pada paket safe harbour 401 (k), Alternatif Investasi Standar yang Memenuhi Syarat (QDIA), atau pendaftaran otomatis.  Memperbaiki kegagalan pengujian ADP / ACP, dan membayar pajak cukai sebesar 10%.

Persyaratan ERISA yang sedang berlangsung

Beberapa persyaratan ERISA sedang berlangsung sebagai bagian dari administrasi rencana atau dipicu oleh kejadian. Di bawah ini adalah beberapa pemberitahuan dan pedoman paling umum yang harus diikuti oleh perusahaan yang mematuhi ERISA:

• Kepatuhan pada Dokumen Rencana: Pastikan manajemen rencana terus menerus mematuhi ketentuan dokumen rencana.IRS menganggap kegagalan untuk mengikuti persyaratan dokumen rencana secara ketat sebagai cacat operasional, yang, jika tidak diperbaiki, dapat mengakibatkan diskualifikasi rencana.
• Pengungkapan Biaya Peserta Tahunan: Semua karyawan yang memenuhi syarat rencana, karyawan yang diberhentikan, dan penerima manfaat dengan saldo akun harus menerima pengungkapan biaya peserta setiap 12 bulan.
• Pemberitahuan Perubahan Rencana : Peserta harus diberitahu tentang setiap perubahan rencana 30 hingga 90 hari sebelum tanggal efektif perubahan.
• Kesempatan untuk Mendaftar: Semuakaryawan yang telah memenuhi usia paket dan persyaratan layanan harus diberi kesempatan untuk mendaftar.Mereka harus menerima semua formulir dan instruksi yang diperlukan bersama dengan Deskripsi Rencana Ringkasan dan pemberitahuan peserta yang berlaku.
• Kepatuhan Pinjaman : Pastikan pinjaman yang terhutang telah dilunasi sesuai dengan persyaratan kebijakan rencana dan surat promes peminjam.
• Setoran Tepat Waktu: Pastikan penangguhan karyawan dan pembayaran pinjaman disimpan tepat waktu, biasanya pada saat yang sama dengan setoran pajak gaji.
• Conduct Quarterly Housekeeping: Mencairkan saldo rekening kecil untuk karyawan yang diberhentikan. Memproses kredit macet, dan gunakan penyitaan yang tidak dialokasikan.