Permintaan Proposal (RFP)
Apa Permintaan Proposal (RFP)?
Permintaan proposal (RFP) adalah dokumen bisnis yang mengumumkan dan memberikan rincian tentang suatu proyek, serta meminta tawaran dari kontraktor yang akan membantu menyelesaikan proyek. Sebagian besar organisasi lebih suka menggunakan RFP, dan, dalam banyak kasus, pemerintah hanya menggunakan permintaan proposal. Permintaan proposal untuk program tertentu mungkin mengharuskan perusahaan untuk meninjau tawaran untuk memeriksa kelayakannya, kesehatan perusahaan yang mengikuti lelang, dan kemampuan penawar untuk melakukan apa yang diusulkan.
Poin Penting
- Permintaan proposal adalah pengumuman pendanaan proyek yang diposting oleh organisasi tempat perusahaan mengajukan penawaran.
- RFP menguraikan proses penawaran dan persyaratan kontrak serta memandu bagaimana penawaran harus diformat.
- RFP digunakan terutama oleh lembaga pemerintah untuk mendapatkan penawaran serendah mungkin.
- RFP memungkinkan perusahaan yang meminta untuk mendapatkan banyak penawar.
Memahami Permintaan Proposal (RFP)
RFP menguraikan proses penawaran dan persyaratan kontrak, dan memberikan panduan tentang bagaimana penawaran harus diformat dan disajikan. Mereka umumnya disediakan untuk proyek yang kompleks. Permintaan ini menjelaskan sifat proyek dan kriteria evaluasi yang mengungkapkan bagaimana proposal dinilai. Permintaan dapat mencakup pernyataan pekerjaan, menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh pemenang lelang dan jadwal waktu untuk menyediakan pekerjaan yang sudah selesai. Mereka juga memasukkan informasi tentang organisasi penerbit dan bidang usahanya.
RFP juga memandu penawar tentang cara menyiapkan proposal. Mereka mungkin menguraikan instruksi tentang informasi apa yang harus dimasukkan penawar dan format yang diinginkan.
Referensi cepat
Proposal tidak boleh terlalu rinci karena dapat menghambat kreativitas kontraktor, dan tidak boleh terlalu kabur sehingga kontraktor dibiarkan bingung.
Mayoritas RFP diserahkan oleh lembaga pemerintah dan pihak lain yang terlibat dalam sektor publik. Mereka umumnya diharuskan membuka persaingan di antara perusahaan swasta agar prosesnya adil. Untuk menekan biaya, biro iklan ini ingin memastikan mereka mendapatkan penawaran terendah dan paling kompetitif.
Alasan organisasi dapat mengeluarkan RFP adalah untuk mendapatkan banyak tawaran. Organisasi pencari bisa mendapatkan keuntungan dari beberapa penawar dan perspektif. Misalnya, bisnis yang ingin mengubah proses pelaporannya dari sistem berbasis kertas menjadi sistem berbasis komputer dapat mengajukan permintaan untuk proposal perangkat keras, perangkat lunak, dan pelatihan pengguna untuk membangun dan mengintegrasikan sistem baru ke dalam bisnis.
Persyaratan untuk Permintaan Proposal
Instansi pemerintah atau entitas lain mungkin diminta untuk mengeluarkan permintaan proposal untuk memberikan persaingan penuh dan terbuka untuk menurunkan biaya solusi. Menerima proposal yang paling responsif terhadap spesifikasi tidak selalu berarti tawaran dengan harga terendah.
Membuat permintaan proposal dengan terampil dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan solusi yang dihasilkan. Jika persyaratan yang ditentukan terlalu kabur, penawar tidak boleh merancang dan menerapkan solusi lengkap untuk masalah tersebut. Jika persyaratannya terlalu rinci dan membatasi, kreativitas dan inovasi bidder mungkin dibatasi.
Proses RFP dimulai dengan menyusun permintaan proposal. Penawar meninjau permintaan dan mengajukan saran untuk perbaikan. Setelah menerapkan umpan balik , permintaan akhir untuk proposal dikeluarkan. Penawar kemudian mengajukan proposal mereka. Pelanggan memilih sekelompok kecil penawar dan melakukan negosiasi tentang penetapan harga dan detail teknis. Pelanggan dapat meminta penawar yang tersisa untuk menyerahkan penawaran terbaik dan terakhir sebelum memberikan kontrak. Kontrak tersebut diberikan kepada perusahaan yang memberikan solusi terbaik untuk masalah tersebut.
Contoh Permintaan Proposal
Misalnya, Administrasi Kereta Api Federal mengeluarkan permintaan proposal untuk membiayai, merancang, membangun, mengoperasikan, dan memelihara sistem kereta berkecepatan tinggi. Pihak yang berkepentingan mengajukan proposal yang memenuhi persyaratan yang diuraikan dalam dokumen. Berdasarkan proposal yang diterima sebelum batas waktu tersebut, Departemen Perhubungan membentuk komisi untuk peninjauan dan pengembangan proposal lebih lanjut. DOT memilih proposal yang paling mencakup tujuannya dan mempekerjakan perusahaan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.