Ensiklopedia keuangan

Rencana Penggantian

Apa Rencana Penggantian?

Istilah umum untuk beberapa jenis paket yang mengganti biaya karyawan untuk berbagai jenis biaya terkait pekerjaan. Pengeluaran ini dapat mencakup biaya medis, otomotif, perjalanan, makan, dan hiburan. Rencana penggantian dilakukan oleh pemberi kerja untuk memungkinkan mereka membayar jumlah pengeluaran karyawan yang lebih akurat, daripada harus memberikan tunjangan yang luas atau peningkatan kompensasi untuk menutupinya.

Memahami Reimbursement Plan

Rencana penggantian dapat memiliki berbagai bentuk, seperti rencana yang dapat dipertanggungjawabkan dan tidak dapat dipertanggungjawabkan, tunjangan de minimis fringe, atau jarak tempuh mobil dan tunjangan perjalanan.Karyawan tidak dapat mengambil potongan pribadi dalam bentuk apa pun untuk pengeluaran yang ditanggung dalam rencana penggantian.Karyawan harus menyerahkan catatan pengeluaran yang cukup rinci melalui catatan atau tanda terima agar pemberi kerja dapat mengurangi penggantian biaya.

IRS Publication 535, Business Expenses, menyatakan berikut ini: “Agar dapat dikurangkan, pengeluaran bisnis harus biasa dan perlu.Pengeluaran biasa adalah pengeluaran yang umum dan diterima di industri Anda.Pengeluaran yang diperlukan adalah pengeluaran yang bermanfaat dan sesuai untuk perdagangan atau bisnis Anda.Suatu biaya tidak harus sangat diperlukan untuk dianggap perlu.

Negara bagian tertentu seperti California mewajibkan pemberi kerja untuk mengganti biaya terkait pekerjaan karyawan yang wajar, dan penggantian biaya apa pun yang diterima tidak harus dilaporkan sebagai upah atau pendapatan.Tetapi agar hal ini terjadi, pemberi kerja harus membuat rencana tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan, dan karyawan menyerahkan pengeluaran yang terdokumentasi dengan benar berdasarkan rencana tersebut. Ini untuk memastikan bahwa catatan pengeluaran disimpan dengan benar secara tepat waktu dan akurat. Banyak bisnis memiliki akuntan atau penasihat kerja yang mendukung pengeluaran dan memastikan pelaporan dan pemotongan yang benar.

Rincian beberapa contoh umum pengeluaran di tempat kerja yang memerlukan penggantian oleh pemberi kerja meliputi:

  • Transportasi: Biaya perjalanan terkait pekerjaan, termasuk pengeluaran kendaraan, makan, penginapan, dan pengeluaran hiburan apa pun yang memenuhi kriteria yang dirinci dalamIRS Publication 463, Travel, Hiburan, Hadiah, dan Pengeluaran Mobil .Sejumlah besar pemberi kerja akan mengganti biaya karyawan yang menggunakan kendaraan pribadi mereka untuk keperluan bisnis dengan tingkat jarak tempuh standar, yang ditetapkan setiap tahun oleh IRS.Misalnya, tingkat jarak tempuh federal standar untuk bisnis pada tahun 2021 adalah 56 sen per mil (57,5 sen per mil untuk tahun 2020). Umumnya, biaya perjalanan rutin antara rumah dan tempat kerja karyawan tidak dianggap dapat diganti.
  • Persediaan : Barang apa pun yang diperlukan yang dibeli karyawan dapat diganti biayanya, asalkan diganti sesuai dengan rencana yang dapat dipertanggungjawabkan.
  • Makanan dan Hiburan : Biaya makan dan hiburan yang timbul di dalam rumah pajak karyawan dapat diganti, tetapi hanya jika jamuan / hiburan tersebut memiliki tujuan bisnis yang dapat dibuktikan.