Contoh Nota Debit dalam Transaksi Business-to-Business

Nota debit adalah bentuk bukti bahwa satu bisnis telah membuat entri debit yang sah saat berurusan dengan bisnis lain. Ini mungkin terjadi ketika pembeli mengembalikan bahan ke pemasok dan perlu memvalidasi jumlah yang diganti. Dalam kasus ini, pembeli mengeluarkan nota debit yang mencerminkan transaksi akuntansi.

Sebuah bisnis mungkin mengeluarkan nota debit sebagai tanggapan atas nota kredit yang diterima. Kesalahan (seringkali biaya dan biaya bunga) dalam penjualan, pembelian, atau faktur pinjaman mungkin mendorong perusahaan untuk mengeluarkan nota debit untuk membantu memperbaiki kesalahan tersebut.

Apa Contoh Nota Debit dalam Transaksi Business-to-Business?

  • Catatan debit adalah transaksi tertulis yang menyatakan satu bisnis telah mengambil tindakan finansial sebagai akibat berurusan dengan bisnis lain; catatan tersebut sesuai dengan catatan debit di log akuntansi.
  • Transaksi bisnis-ke-bisnis menggunakan nota debit dan kredit; semua catatan diberi tanggal, termasuk nomor seri, deskripsi transaksi, rincian pengembalian, dan tanda tangan orang-orang yang terlibat.
  • Faktur yang kurang ditagih yang kemudian dicari pemasok untuk diperbaiki akan menjadi contoh khas dari nota debit; toko yang mengembalikan produk ke pemasoknya dan ingin mendapatkan penggantian adalah contoh lain.

Nota Debit dalam Transaksi

Catatan debit dan catatan kredit hampir selalu terlibat dalam  transaksi bisnis-ke-bisnis (B2B). Mereka sesuai dengan entri debit dan kredit dalam log akuntansi, yang selanjutnya berfungsi sebagai bukti transaksi bisnis sebelumnya. Mereka mungkin juga disebut sebagai memo debit.

Catatan debit biasanya semua menyertakan informasi umum yang sama: tanggal catatan, nomor seri, deskripsi singkat tentang transaksi bisnis sebelumnya, detail barang yang dikembalikan (termasuk pajak penjualan dan referensi ke faktur), dan tanda tangan yang sesuai. otoritas perusahaan.

Referensi cepat

Catatan debit, memo debit, tanda terima debit, dan faktur semuanya serupa dan semuanya merupakan dokumen sah yang menunjukkan transaksi keuangan antar bisnis.

Anda kemungkinan besar akan mendengar tentang catatan debit setelah faktur yang kurang ditagih. Misalkan pemasok mengirimkan material senilai $ 10.000 ke klien, tetapi hanya mengirim faktur seharga $ 9.500. Setelah menyadari kesalahannya, pemasok dapat mengirimkan nota debit kepada kliennya sebesar $ 500 untuk menyelesaikan masalah dan membuat penyesuaian yang tepat pada  catatan akuntansinya .

Tanda Terima Debit

Ada beberapa ambiguitas antara istilah “nota debit” dan “tanda terima debit”. Terkadang tanda terima debit digunakan secara bergantian dengan catatan debit; di lain waktu, tanda terima debit hanya dimaksudkan untuk menjelaskan catatan tertulis yang membuktikan bahwa pelanggan berhutang kepada perusahaan. Jarang melihat istilah tanda terima debit yang digunakan untuk transaksi B2B.

Faktur

Catatan debit atau tanda terima debit sangat mirip dengan faktur. Perbedaan utamanya adalah faktur selalu menunjukkan penjualan, di mana nota debit dan tanda terima debit mencerminkan penyesuaian atau pengembalian atas transaksi yang telah terjadi.

Referensi cepat

Transaksi B2B biasanya didasarkan pada perpanjangan kredit, di mana vendor mengirimkan pengiriman ke perusahaan sebelum dibayar, kemudian menagih perusahaan untuk jumlah yang terutang setelah pengiriman. Debit dan kredit adalah metode akuntansi yang digunakan untuk melacak transaksi ini.

Nota debit juga dapat menggantikan faktur tradisional ketika barang atau jasa disediakan di luar ruang lingkup bisnis normal. Ini membantu membedakan transaksi untuk kedua departemen akuntansi, dan juga mencegah perusahaan penerbit membuat jenis faktur baru.

Pengembalian Material

Pikirkan catatan debit sebagai klaim terhadap kesalahan bisnis. Dalam kasus barang yang dikembalikan dari pembeli ke vendor atau pemasok, nota debit menunjukkan perubahan dalam log akuntansi dan meminta pengembalian dana (kredit). Pemasok / vendor seringkali mengirimkan nota kredit sebagai bukti pembalikan.

Misalnya, pertimbangkan kasus di mana perusahaan XYZ mengembalikan material ke pemasoknya, perusahaan ABC. Untuk membuktikan jumlah yang harus diganti, XYZ membuat draf nota debit. Pembelian asli seharga $ 5.000, jadi nota debit harus mencerminkan biaya bahan ditambah tarif pajak penjualan lokal. Pajak dan harga pokok barang harus selalu menjadi item baris terpisah dalam catatan.

Setelah diterima, ABC harus membuat nota kredit kecil sebagai bukti pengertian, kemudian melanjutkan untuk mengganti (atau menawarkan kredit ke) XYZ (selama nota debit berisi informasi yang benar).

Bunga / Piutang Komisi

Misalkan satu bisnis berhutang bunga kepada kreditor atau komisi kepada pihak ketiga untuk layanan yang diberikan. Dalam kasus seperti itu, nota debit biasanya dikeluarkan untuk menanggapi nota kredit yang diterima, tetapi debitur selalu dapat menerbitkannya tanpa diminta.

Catatan debit piutang komisi biasa terjadi antara perusahaan induk dan anak perusahaan. Catatan debit piutang bunga dapat digunakan untuk menyesuaikan pembayaran sebelumnya atau sebagai bentuk sederhana pencatatan.

Garis bawah

Catatan debit digunakan dalam transaksi ketika penyesuaian entri debit diperlukan dalam kasus di mana uang terhutang. Mereka terutama ditemukan dalam faktur dengan tagihan kurang di mana pemasok telah mengirimkan faktur kepada pelanggan dengan jumlah yang lebih rendah dari biaya sebenarnya, ketika bunga atau komisi terhutang, atau klaim terhadap kesalahan bisnis. Nota debit akan menetapkan jumlah uang yang terutang dari satu pihak ke pihak lain.