Voucher
Apa Voucher?
Voucher adalah dokumen yang digunakan oleh departemen hutang perusahaan untuk mengumpulkan dan mengajukan semua dokumen pendukung yang diperlukan untuk menyetujui pembayaran kewajiban. Voucher pada dasarnya adalah dokumen cadangan untuk hutang dagang. Hutang dagang adalah tagihan jangka pendek yang harus dibayar oleh perusahaan kepada vendor dan pemasok.
Voucher penting karena merupakan mekanisme kontrol akuntansi internal yang memastikan bahwa setiap pembayaran diotorisasi dengan benar dan barang atau jasa yang dibeli benar-benar diterima.
Poin Penting
- Voucher adalah dokumen yang digunakan oleh departemen hutang perusahaan yang berisi dokumen pendukung untuk faktur.
- Voucher pada dasarnya adalah dokumen cadangan untuk hutang dagang, yang merupakan tagihan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada vendor dan pemasok.
- Dokumen dalam voucher dapat mencakup faktur pemasok, jumlah terutang, tanggal jatuh tempo, akun buku besar, dan tanda terima pengiriman.
- Semua jumlah voucher terutang yang terhutang dijumlahkan, dan satu jumlah sekaligus dicatat sebagai hutang dagang di neraca.
Bagaimana Voucher Bekerja
Perusahaan memiliki berbagai kewajiban keuangan jangka pendek kepada pemasok dan vendor selama periode akuntansi. Perusahaan mungkin perlu membeli inventaris atau bahan mentah dari pemasok yang digunakan dalam produksi barang perusahaan. Pemasok pada dasarnya memberikan perpanjangan kredit kepada perusahaan yang memungkinkan pembayaran dilakukan dalam waktu dekat seperti 30, 60, atau 90 hari.
Voucher adalah formulir yang mencakup semua dokumen pendukung yang menunjukkan uang yang terhutang dan pembayaran apa pun kepada pemasok atau vendor untuk hutang yang belum dibayar. Voucher dan dokumen yang diperlukan dicatat dalam register voucher. Beberapa dokumen pendukung dalam voucher dapat meliputi:
- Faktur dari pemasok
- Vendor atau nama pemasok yang akan dibayar
- Ketentuan pembayaran seperti jumlah yang terutang, tanggal jatuh tempo, dan diskon yang diberikan oleh pemasok untuk membayar faktur lebih awal
- Pesanan pembelian perusahaan
- Kwitansi yang menunjukkan bahwa barang telah diterima oleh perusahaan dari pemasok
- The buku besar rekening yang akan digunakan untuk tujuan akuntansi
- Tanda tangan dari perwakilan resmi di perusahaan untuk pembelian dan pembayaran
- Bukti pembayaran dan tanggal pembayaran faktur ke pemasok
Jumlah total semua voucher yang memiliki saldo terutang dicatat sebagai hutang dagang di neraca. Setelah voucher dibayar, bukti pembayaran dimasukkan ke dalam voucher dan dicatat sebagai voucher yang telah dibayar.
Bagaimana Voucher Bermanfaat
Voucher perusahaan berfungsi sebagai sumber bukti utama saat audit dilakukan. Sebuah auditor melakukan serangkaian prosedur untuk menentukan apakah laporan keuangan bebas dari salah saji material. Voucher mendokumentasikan bahwa barang yang dibeli benar-benar diterima, yang mendukung pernyataan auditor bahwa barang dan jasa yang diposting ke laporan keuangan benar-benar ada. Voucher juga membenarkan pembayaran tunai perusahaan kepada vendor dan mendokumentasikan akun buku besar yang digunakan untuk memposting transaksi.
Menggunakan sistem voucher juga mengurangi risiko karyawan berkolusi untuk mencuri aset perusahaan. Bisnis menerapkan pemisahan tugas untuk mencegah pencurian karyawan, yang berarti bahwa tugas penting diberikan kepada orang yang berbeda di dalam organisasi. Voucher mendokumentasikan bahwa tugas dilakukan oleh banyak orang dan membuat jejak kertas sehingga auditor dapat mengonfirmasi bahwa tugas tersebut dipisahkan dengan benar.
Contoh Voucher
Sebuah restoran lokal memesan daging dan ikan setiap beberapa hari dari penjualnya. Manajer restoran mengisi pesanan pembelian untuk 30 pon daging, dan pemiliknya memberi inisial pesanan pembelian untuk menyetujui pengiriman. Saat kiriman diterima, isi kiriman dibandingkan dengan purchase order untuk memastikan kiriman sesuai dengan yang dipesan. Restoran melengkapi tanda terima pengiriman untuk mendokumentasikan prosesnya, dan tanda terima pengiriman dibandingkan dengan faktur vendor.
Voucher, yaitu halaman sampul yang menjelaskan dokumen terlampir, termasuk pesanan pembelian, kuitansi pengiriman, dan faktur. Jumlah pembelian ditambahkan dan dicatat ke hutang dagang di neraca sampai dibayar. Pemilik meninjau semua informasi voucher sebelum menandatangani cek.
Voucher juga termasuk akun buku besar yang digunakan untuk mencatat transaksi. Restoran, misalnya, dapat mendebet rekening persediaan daging dan mengkredit rekening kas untuk mencatat pembayaran. Tanda terima pembayaran dan tanggal dicatat untuk menunjukkan bahwa voucher telah dibayarkan. Hutang usaha akan mencerminkan saldo yang lebih rendah karena faktur yang dibayarkan, dengan asumsi tidak ada hutang tambahan yang dihasilkan.