Cakupan
Apa Cakupan?
Lingkup mengacu pada tujuan dan persyaratan gabungan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Istilah ini sering digunakan dalam manajemen proyek. Mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan benar memungkinkan manajer untuk memperkirakan biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Itulah yang membuat manajemen ruang lingkup menjadi bagian penting dari bisnis — menghemat waktu dan uang. Umumnya ada dua jenis ruang lingkup dalam manajemen proyek. Ini adalah ruang lingkup proyek dan produk.
Poin Penting
- Lingkup menguraikan waktu dan biaya proyek bisnis.
- Istilah ini umumnya digunakan dalam manajemen proyek.
- Cakupan proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan untuk proyek, sedangkan ruang lingkup produk hanya berfokus pada hasil akhir.
- Scope creep adalah ketika perubahan yang tidak terkendali memperpanjang tenggat waktu proyek dan membutuhkan manajemen proyek yang efektif.
Memahami Scope
Lingkup adalah istilah yang digunakan dalam manajemen proyek. Manajemen proyek melibatkan perencanaan dan pengorganisasian sumber daya perusahaan untuk menyelesaikan tugas, acara, atau tindakan tertentu dan biasanya merupakan acara satu kali. Lingkup menggambarkan proses dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek atau menghasilkan produk. Dengan mengidentifikasi dan mengenali berbagai variabel proyek melalui manajemen lingkup, perusahaan dapat menghemat uang.
Referensi cepat
Mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan benar memungkinkan manajer untuk memperkirakan biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
Seperti disebutkan di atas, ada dua jenis cakupan — cakupan produk dan cakupan proyek. Ruang lingkup produk adalah cara untuk mengidentifikasi fungsi produk atau layanan, sedangkan ruang lingkup proyek menyoroti semua yang diperlukan untuk menyampaikan produk atau layanan tersebut. Singkatnya, ruang lingkup produk mewakili persyaratan fungsional sedangkan ruang lingkup proyek adalah bagian cara kerja dari manajemen proyek.
Sebuah penyampaian dapat mencakup tujuan atau tonggak dalam proyek seperti penciptaan produk, jasa, atau proses. Selain itu, dapat terdiri dari perubahan bertahap, yang dipentaskan di seluruh rencana proyek yang digunakan untuk mengatur atau menilai laju kemajuan proyek.
Lingkup Produk vs. Lingkup Proyek
Lingkup Produk
Ruang lingkup produk mengidentifikasi karakteristik dan fungsi produk atau layanan. Ciri-ciri tersebut meliputi ciri fisik seperti ukuran dan bahan, serta spesifikasi fungsional. Pertimbangan fungsional mencakup tujuan desain produk dan tujuan atau penggunaan akhirnya.
Ruang lingkup produk berfokus pada hasil atau penawaran yang sebenarnya. Ini adalah produk atau layanan akhir. Cakupan produk juga dapat mengacu pada layanan atau item lain untuk digunakan pelanggan. Cakupan produk sering kali mempertimbangkan cara mengevaluasi apakah objek berada di jalur penyelesaian dan apakah memenuhi hasil yang diharapkan.
Ruang lingkup proyek
Sebaliknya, ruang lingkup proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan untuk menghasilkan produk atau layanan. Singkatnya, ruang lingkup proyek menjelaskan bagaimana misi akan diselesaikan. Ini termasuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan tujuan proyek, kiriman, tugas, anggota proyek, tenggat waktu, dan tonggak sejarah. Dokumentasi terdiri dari pernyataan ruang lingkup, pernyataan pekerjaan, dan rincian struktur pekerjaan.
Ruang lingkup proyek juga menguraikan batasan proyek dengan menentukan apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup rencana. Ini dapat memasukkan informasi tentang anggaran proyek atau sumber daya yang tersedia. Informasi mengenai jadwal proyek, serta penugasan tugas juga dapat dimasukkan dalam ruang lingkup proyek. Kelompok kerja akan sering ditugaskan untuk membuat daftar personel internal atau eksternal yang akan terlibat dengan proyek.
Pertimbangan Khusus
Perubahan tak terkendali yang memperpanjang tenggat waktu dikenal sebagai creep cakupan. Tenggat waktu yang diperpanjang dapat mengubah persyaratan asli dari ruang lingkup proyek. Seiring kemajuan proyek, perubahan kecil pada rencana awal terjadi, memperluas cakupan dari batasan awal terkait anggaran dan waktu. Perubahan kecil dapat menyebabkan perubahan tambahan, menghasilkan efek berjenjang dari pertimbangan dan persyaratan lebih lanjut.
Manajemen proyek yang efektif mempertimbangkan kemungkinan cakupan creep dan menggabungkan strategi untuk menguranginya. Memahami visi atau tujuan utama, perencanaan awal yang tepat, serta merancang dan mengadopsi pendekatan untuk menghindari scope creep sejak awal merupakan cara untuk mencegah scope creep.