Ensiklopedia keuangan

Permintaan Penawaran (RFQ)

Apa Permintaan Penawaran (RFQ)?

Permintaan penawaran (RFQ), juga dikenal sebagai undangan untuk tawaran (IFB), adalah proses di mana perusahaan meminta pemasok dan kontraktor terpilih untuk mengajukan penawaran harga dan tawaran untuk kesempatan memenuhi tugas atau proyek tertentu. Proses RFQ sangat penting untuk bisnis yang membutuhkan pasokan yang konsisten dari sejumlah produk standar tertentu. Perusahaan dapat mengirimkan RFQ sendiri atau sebelum request for proposal (RFP). 

Cara Kerja Permintaan Penawaran

RFQ biasanya merupakan langkah pertama dalam mengirimkan permintaan proposal (RFP). Kedua dokumen ini serupa karena memberikan detail proyek atau layanan yang diperlukan, tetapi RFQ umumnya meminta penawaran harga yang lebih komprehensif. Selain itu, bisnis biasanya merancang RFQ untuk produk generik di mana kuantitas yang dibutuhkan diketahui, dan RFP adalah untuk proyek khusus yang unik di mana jumlah dan spesifikasinya tidak diketahui.

Poin Penting

  • Permintaan penawaran harga (RFQ) adalah proses bisnis di mana bisnis meminta penawaran dari pemasok dan kontraktor terpilih untuk tugas atau proyek tertentu.
  • RFQ dapat dikirim sendiri atau bersama-sama dengan request for proposal (RFP).
  • Sebuah bisnis umumnya mengirimkan RFQ ketika kuantitas untuk produk standar diketahui dan kebutuhannya sedang berlangsung.
  • RFQ tidak menghasilkan penawaran dan penawaran yang tidak diminta karena bisnis menargetkan vendor dan kontraktor tertentu.

Selain penetapan harga, RFQ dapat mencakup perincian seperti persyaratan pembayaran, faktor-faktor yang dapat memengaruhi pemilihan tawaran perusahaan, tenggat waktu pengiriman, dan sejenisnya. Sebuah lembaga pemerintah yang ingin membeli 500 komputer dengan ukuran hard drive dan kecepatan pemrosesan tertentu, misalnya, akan mengirimkan RFQ ke beberapa vendor sebagai calon penawar.

Karena format RFQ seragam di dalam perusahaan tertentu, ketika RFQ kembali dengan penawaran harga, perusahaan yang meminta dapat membandingkannya dengan mudah. Biasanya, proses RFQ terdiri dari empat bagian: fase persiapan, fase pemrosesan, fase pemberian, dan fase penutupan. Perusahaan umumnya akan memberikan kontrak kepada vendor yang memenuhi kriteria kualifikasi minimum dan memberikan penawaran terendah.

Pertimbangan Khusus

RFQ bukanlah pengumuman publik. Karena perusahaan yang meminta mengirimkan RFQ hanya ke bisnis yang dipercaya, tidak perlu menyiapkan dokumentasi pengadaan yang panjang. Selain itu, tidak seperti permintaan publik, perusahaan hanya dapat memperoleh kembali sejumlah tawaran yang diminta, yang juga menghemat waktu.

Menggunakan RFQ mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang atau jasa. Ini juga menawarkan tingkat keamanan karena perusahaan akan menerima tawaran hanya dari vendor yang disukainya. Di sisi lain, karena RFQ mengurangi jumlah persaingan, perusahaan mungkin tidak menerima harga terendah yang tersedia atau mempelajari vendor baru berkualitas tinggi.

Ketika sebuah perusahaan menerima penawaran sebagai tanggapan atas RFQ, itu bukanlah penawaran atau kontrak yang mengikat. Pengacara akan menawarkan pekerjaan kepada vendor pilihannya dengan mengirimkan pesanan pembelian, yang pada dasarnya adalah kontrak yang menetapkan syarat dan ketentuan pekerjaan. Ketika vendor menerima dan menandatangani pesanan pembelian, kontrak dimulai.