Pembelian
Apa Pembelian?
Pengadaan adalah tindakan mendapatkan barang atau jasa, biasanya untuk tujuan bisnis. Pengadaan paling sering dikaitkan dengan bisnis karena perusahaan perlu meminta layanan atau membeli barang, biasanya dalam skala yang relatif besar.
Pengadaan umumnya mengacu pada tindakan akhir pembelian tetapi juga dapat mencakup proses pengadaan secara keseluruhan yang dapat menjadi sangat penting bagi perusahaan yang mengarah ke keputusan pembelian akhir mereka. Perusahaan dapat berada di kedua sisi proses pengadaan sebagai pembeli atau penjual meskipun di sini kami terutama fokus pada sisi perusahaan yang meminta.
Poin Penting
- Pengadaan adalah proses pembelian barang atau jasa dan biasanya mengacu pada pengeluaran bisnis.
- Pengadaan bisnis membutuhkan persiapan, permintaan, dan pemrosesan pembayaran, yang biasanya melibatkan beberapa area perusahaan.
- Biaya pengadaan dapat dibagi ke dalam beberapa kategori berbeda, tergantung pada permintaan pengadaan.
- Penawaran kompetitif biasanya merupakan bagian dari proses pengadaan berskala besar yang melibatkan banyak penawar.
Bagaimana Pengadaan Bekerja
Proses pengadaan dan pengadaan memerlukan sebagian besar sumber daya perusahaan untuk dikelola. Anggaran pengadaan biasanya memberi manajer nilai tertentu yang dapat mereka belanjakan untuk pengadaan barang atau jasa yang mereka butuhkan. Proses pengadaan seringkali menjadi bagian penting dari strategi perusahaan karena kemampuan untuk membeli bahan atau jasa tertentu dapat menentukan apakah operasi akan menguntungkan.
Dalam banyak kasus, proses pengadaan akan ditentukan oleh standar perusahaan yang seringkali dipusatkan oleh kontrol dari divisi akuntansi hutang dagang. Proses pengadaan meliputi persiapan dan pemrosesan permintaan serta penerimaan akhir dan persetujuan pembayaran.
Secara komprehensif, ini dapat melibatkan perencanaan pembelian, standar, penentuan spesifikasi, penelitian pemasok, pemilihan, pembiayaan, negosiasi harga, dan pengendalian inventaris. Dengan demikian, banyak perusahaan besar mungkin memerlukan dukungan dari beberapa area berbeda di perusahaan agar pengadaan berhasil.
Kepala Pejabat Pengadaan
Beberapa perusahaan bahkan mungkin memilih untuk mempekerjakan seorang pejabat pengadaan kepala untuk memimpin upaya ini. Seorang kepala bagian pengadaan dapat mengawasi penetapan standar pengadaan, bekerja dengan hutang dagang untuk memastikan integrasi standar pengadaan dan pembayaran yang efisien, dan bertugas dalam tim pengadaan yang membuat keputusan pengadaan bila ada beberapa tawaran kompetitif.
Secara keseluruhan, biaya pengadaan akan diintegrasikan ke dalam akuntansi keuangan bisnis, karena pengadaan melibatkan perolehan barang dan / atau jasa untuk tujuan pendapatan bisnis.
Referensi cepat
Secara komprehensif, pengadaan dapat melibatkan dukungan dari beberapa area perusahaan.
Akuntansi Keuangan
Proses pengadaan dapat dibagi dan dianalisis dari beberapa sudut. Perusahaan dan industri akan memiliki cara berbeda dalam mengelola pengadaan biaya langsung dan tidak langsung. Perusahaan barang, dibandingkan dengan perusahaan jasa, juga akan memiliki cara berbeda dalam mengelola biaya.
Biaya Pengadaan Langsung vs. Tidak Langsung
Pembelanjaan langsung mengacu pada segala sesuatu yang berkaitan dengan harga pokok penjualan dan produksi, termasuk semua barang yang merupakan bagian dari produk jadi. Untuk perusahaan manufaktur, ini dapat berkisar dari bahan mentah hingga komponen dan suku cadang. Untuk perusahaan merchandising, ini akan mencakup biaya pembelian barang dagangan dari grosir untuk penjualan.
Untuk perusahaan berbasis layanan, biaya langsung terutama akan menjadi biaya tenaga kerja per jam dari karyawan yang melakukan layanan. Pengadaan barang-barang yang berkaitan dengan harga pokok penjualan secara langsung mempengaruhi laba kotor perusahaan.
Sebaliknya, pengadaan tidak langsung melibatkan pembelian yang tidak terkait dengan produksi. Ini adalah pembelian yang digunakan perusahaan untuk memfasilitasi operasinya. Pengadaan tidak langsung dapat melibatkan berbagai macam pembelian termasuk perlengkapan kantor, materi pemasaran, kampanye periklanan, layanan konsultasi, dan banyak lagi. Perusahaan umumnya akan memiliki anggaran dan proses yang berbeda untuk mengelola biaya langsung dibandingkan dengan biaya tidak langsung.
Akuntansi Pengadaan Barang vs. Jasa
Pengadaan adalah bagian dari proses pengeluaran untuk semua jenis perusahaan, tetapi perusahaan barang dan jasa menghitung pendapatan dan biaya secara berbeda. Dengan demikian, akuntansi untuk pengadaan barang juga akan berbeda dari akuntansi untuk jasa pengadaan.
Perusahaan yang berfokus pada barang perlu menangani pengadaan barang tersebut sebagai inventaris. Perusahaan-perusahaan ini sangat mementingkan bidang ini pada manajemen rantai pasokan. Perusahaan berbasis layanan menyediakan layanan sebagai penghasil pendapatan utama mereka sehingga mereka tidak terlalu bergantung pada rantai pasokan untuk inventaris meskipun mereka mungkin perlu membeli barang untuk layanan berbasis teknologi.
Secara umum, biaya penjualan untuk banyak perusahaan jasa didasarkan pada biaya tenaga kerja per jam dari karyawan yang menyediakan layanan tersebut sehingga pengadaan sebagai biaya langsung bukan merupakan faktor utama. Namun, perusahaan berbasis jasa biasanya akan memiliki biaya tidak langsung relatif yang lebih tinggi karena mereka biasanya menangani pengadaan mereka sendiri sebagai biaya tidak langsung melalui pemasaran.
Pertimbangan Khusus
Penawaran kompetitif adalah bagian dari sebagian besar kesepakatan bisnis yang melibatkan banyak penawar. Proses penawaran kompetitif untuk barang biasanya lebih disederhanakan daripada jasa. Pengadaan juga merupakan istilah yang digunakan untuk pembelian barang dan jasa atas nama pemerintah yang memiliki proses dan persyaratan penawarannya sendiri.
Penawaran kompetitif untuk semua jenis barang umumnya melibatkan proposal yang merinci harga per unit, pengiriman, dan persyaratan pengiriman. Penawaran kompetitif untuk pengadaan layanan dapat menjadi lebih kompleks karena dapat melibatkan banyak hal termasuk individu yang terlibat, layanan teknologi, prosedur operasional, layanan klien, pelatihan, biaya layanan, dan banyak lagi.
Dalam setiap kasus, pengacara penawaran memilih pemasok yang ingin mereka ajak kerja sama berdasarkan aspek bisnis operasional maupun biaya. Pengacara kemudian bertanggung jawab untuk menghitung biaya tergantung pada barang atau jasa yang disepakati. Instansi pemerintah dan perusahaan besar dapat memilih untuk meminta proposal pengadaan secara tahunan atau terjadwal untuk memastikan bahwa mereka terus menjaga hubungan terbaik untuk bisnis mereka.