Kas kecil

Apa Kas kecil?

Dana kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai yang disimpan untuk membayar pengeluaran kecil, seperti perlengkapan kantor atau penggantian. Dana kas kecil akan menjalani rekonsiliasi berkala, dengan transaksinya juga dicatat pada laporan keuangan. Mungkin ada dana tunai kecil, yang bisa berupa laci atau kotak, di setiap departemen untuk perusahaan yang lebih besar.

Poin Penting

  • Uang tunai kecil atau dana kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai di tangan yang digunakan untuk membayar pengeluaran yang terlalu kecil untuk pantas menulis cek.
  • Mungkin ada laci atau kotak kas kecil di setiap departemen untuk perusahaan yang lebih besar.
  • Dana tunai kecil dapat digunakan untuk perlengkapan kantor, kartu untuk pelanggan, bunga, membayar makan siang yang disediakan untuk karyawan, atau mengganti biaya karyawan.

Memahami Uang Kecil

Transaksi kas kecil memberikan kemudahan untuk transaksi kecil yang mengeluarkan cek tidak masuk akal atau tidak dapat diterima. Jumlah kecil uang tunai yang dianggap kecil oleh perusahaan akan bervariasi, dengan banyak perusahaan menyimpan antara $ 50 dan $ 200 sebagai dana tunai kecil. Contoh transaksi yang menggunakan dana kas kecil meliputi:

  • Peralatan Kantor
  • Kartu untuk pelanggan
  • Bunga-bunga
  • Membayar makan siang dengan katering untuk sekelompok kecil karyawan
  • Mengganti karyawan untuk pengeluaran kecil yang berhubungan dengan pekerjaan

Petty dana kas kustodian yang ditunjuk untuk mengawasi dana. Tugas kustodian umumnya termasuk menegakkan aturan dan peraturan kas kecil, meminta pengisian kembali, dan mengeluarkan dana.

Pertimbangan Khusus  

Dana kas kecil direkonsiliasi secara berkala untuk memverifikasi bahwa saldo dana sudah benar. Biasanya, karena saldo kas kecil turun ke tingkat yang telah ditentukan, kustodian meminta uang tambahan dari kasir. Saat ini, total semua penerimaan dihitung untuk memastikan cocok dengan dana yang dicairkan dari laci kas kecil. Jika dana baru dibutuhkan, kasir menulis cek baru untuk mendanai laci kas kecil dan mengambil, sebagai gantinya, tanda terima dari pembelian yang menghabiskan uang tunai.

Proses rekonsiliasi memastikan bahwa sisa saldo dana sama dengan selisih antara saldo awal dikurangi biaya yang dirinci pada tanda terima dan faktur. Jika sisa saldo kurang dari yang seharusnya, berarti ada kekurangan. Jika sisa saldo lebih dari yang seharusnya, berarti ada kelebihan. Meskipun terdapat perbedaan kecil, jika tidak seimbang, sumber ketidaksesuaian harus diidentifikasi dan diperbaiki.

Referensi cepat

Internal Revenue Service (IRS) merekomendasikan pengajuan slip kas kecil dan melampirkannya ke tanda terima untuk mencatat dan mendokumentasikan pengeluaran kas kecil.

Persyaratan untuk Kas Kecil 

Penggunaan dana kas kecil mengelak dari pengendalian internal tertentu. Ketersediaan kas kecil tidak berarti dapat diakses untuk tujuan apa pun dan oleh siapa pun. Banyak perusahaan menerapkan kontrol internal yang ketat untuk mengelola dana. Seringkali, individu terbatas diberi wewenang untuk menyetujui pencairan dan hanya dapat melakukannya untuk pengeluaran yang terkait dengan kegiatan atau operasi perusahaan yang sah.

Seorang kasir kecil mungkin ditugaskan untuk mengeluarkan cek untuk mendanai laci kas kecil dan membuat entri akuntansi yang sesuai. Kustodian kas kecil ditugaskan untuk mendistribusikan uang tunai dan mengumpulkan tanda terima untuk semua pembelian atau penggunaan dana. Ketika total kas kecil menurun, penerimaan harus meningkat dan terkait dengan jumlah total yang ditarik.

Dengan memiliki kasir kecil dan penjaga kas kecil, proses ganda ini membantu menjaga keamanan dana dan memastikan bahwa hanya mereka yang berwenang yang memiliki akses ke sana.

Merekam Kas Kecil

Dalam penggunaan dana kas kecil, transaksi kas kecil tetap dicatat di laporan keuangan. Tidak ada entri jurnal akuntansi yang dibuat ketika pembelian dilakukan dengan menggunakan kas kecil, hanya ketika kustodian membutuhkan lebih banyak uang tunai — dan sebagai gantinya penerimaan, menerima dana baru — entri jurnal tersebut dicatat. The jurnal entri untuk memberikan lebih banyak uang kustodian adalah debit untuk dana kas kecil dan kredit untuk uang tunai.

Jika ada kekurangan atau kelebihan, entri baris jurnal dicatat ke akun over / short. Jika dana kas kecil habis, kredit dimasukkan untuk mewakili keuntungan. Jika dana kas kecil pendek, debit dimasukkan untuk mewakili kerugian. Rekening kelebihan atau kekurangan digunakan untuk menyeimbangkan dana secara paksa pada saat rekonsiliasi.