Ensiklopedia keuangan

Cara Membentuk Asosiasi Pemilik Rumah

Asosiasi Pemilik Rumah ( HOA ) mengelola masalah yang mempengaruhi seluruh komunitas, seperti keselamatan dan keamanan, kurangnya pemeliharaan properti, gangguan lokal, atau penyediaan layanan yang tidak ditangani oleh pemerintah daerah.

HOA umumnya dibentuk oleh pengembang ketika komunitas baru dibangun. Sebagai syarat memperoleh properti di banyak komunitas, pembeli harus bergabung dengan HOA. Akibatnya, banyak orang akhirnya bergabung dengan HOA tanpa benar-benar memahami siapa mereka atau bagaimana mereka bekerja, hanya karena mereka jatuh cinta dengan rumah tertentu.

Apa Cara Membentuk Asosiasi Pemilik Rumah?

Asosiasi pemilik rumah (HOA) menjadi semakin umum. Ketika berbicara tentang pertumbuhan eksplosif dalam pembentukan kondominium, asosiasi pemilik rumah, dan profesor kebijakan publik koperasi, Robert H. Nelson, menyatakan:

Baru-baru ini tahun 1970 hanya mewakili sekitar 1% dari perumahan AS. Namun, pada tahun 2010, ada lebih dari 300.000 asosiasi komunitas yang menampung lebih dari 60 juta orang Amerika, 20% dari populasi AS … Antara tahun 1980 dan 2000, setengah dari perumahan baru di Amerika Serikat dibangun dan diatur di bawah pemerintahan swasta. sebuah asosiasi komunitas.

Pelajari Hukum Setempat tentang HOA

Kode properti negara menetapkan pedoman hukum untuk membentuk asosiasi pemilik rumah. Di Texas, misalnya, kode properti bab 204 mengatakan komite yang terdiri dari tiga orang harus membentuk petisi untuk pembentukan asosiasi pemilik properti (POA).

Panitia harus mengajukan pemberitahuan tertulis resmi yang bermaksud membuat POA dengan keanggotaan wajib. Semua pemilik rekaman dalam subdivisi harus diberi tahu, dan pemilik setidaknya 60% properti harus menandatangani dan menyetujui petisi dalam waktu satu tahun. Setelah POA ada, POA dapat membuat batasan melalui proses petisi terpisah yang memerlukan persetujuan dari pemilik setidaknya 75% dari properti subdivisi.

Referensi cepat

HOA juga bisa menjadi sumber perselisihan besar karena kekuatan yang mereka miliki atas pemilik rumah.

Mendirikan HOA

Proses pembentukan HOA bergantung pada lokasi HOA, tetapi langkah-langkah berikut mungkin diperlukan.

  1. Membangun struktur bisnis dengan membentuk LLC atau perusahaan nirlaba.
  2. Membuat perjanjian, ketentuan, dan batasan (CC & Rs) yang menjelaskan bagaimana HOA akan beroperasi dan aturan apa yang harus dipatuhi oleh pemilik rumah.
  3. Menetapkan prosedur untuk modifikasi CC & Rs di masa mendatang.
  4. Menulis aturan dan regulasi yang menempatkan CC & R ke dalam bahasa yang mudah dipahami oleh penghuni komunitas.
  5. Menyusun mengatur dokumen, seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga, yang frekuensi pertemuan garis besar, pedoman suara, pemilihan pemimpin HOA dan prosedur operasi lainnya.
  6. Memilih petugas / anggota dewan yang memenuhi syarat. Misalnya, bendahara sebenarnya perlu memahami bagaimana cara menyimpan pembukuan dan mengelola uang, misalnya.

Jika orang yang mendirikan HOA bukan ahli dalam hukum real estat , menyewa pengacara dengan keahlian HOA akan menjadi keputusan yang tepat pada tahap ini. HOA tidak akan dapat menegakkan aturannya jika ditantang dan terbukti tidak legal. Seorang pengacara yang baik juga dapat menunjukkan masalah-masalah utama yang harus diperhatikan oleh para pemimpin HOA, seperti undang-undang perumahan yang adil, untuk menghindari masalah hukum setelah asosiasi tersebut berdiri dan berjalan. Peraturan pemerintah federal, negara bagian, dan lokal lebih diutamakan daripada peraturan HOA.

(Untuk bacaan terkait, lihat: Cara Memilih Pengacara yang Tepat .) 

Poin Penting

  • Pengembang perumahan sering membuat asosiasi pemilik rumah (HOA), sebagai bagian dari lingkungan yang baru dibangun atau komunitas yang terjaga keamanannya.
  • Sangat penting bagi petugas HOA untuk selalu memperbarui catatan keuangan operasi.
  • Aturan asosiasi pemilik rumah (HOA) tidak membelokkan peraturan federal, negara bagian, dan pemerintah lokal.
  • HOA memiliki dewan direksi yang mengawasi pengoperasian HOA dan menegakkan aturan dan anggaran rumah HOA.
  • Jika Anda tergabung dalam HOA, Anda akan membayar iuran sebagai imbalan atas layanan yang ditawarkan di komunitas Anda.

Lindungi HOA

Pejabat dan dewan direksi bertugas menjalankan dan mengawasi HOA. Seiring dengan tingkat tanggung jawab yang tinggi ini, muncul pula tingkat risiko yang tinggi. HOA membutuhkan cara untuk melindungi dirinya sendiri jika pemilik rumah memutuskan untuk menuntut.

Mengapa pemilik rumah menuntut? Di Elk Grove, California, seorang penduduk menggugat HOA-nya atas perubahan yang disarankan pada aturan parkir lingkungan. Seorang pria Houston menggugat HOA-nya karena ingin dia menghapus jeruji pencuri dari rumahnya meskipun tingkat kejahatan yang tinggi di daerah tersebut.

Sebuah organisasi perumahan yang adil menggugat sebuah asosiasi kondominium di Florida karena menolak mengizinkan anak-anak tinggal di gedung tersebut. Seorang anggota dewan dapat dituntut karena melanggar kewajiban fidusia mereka terhadap penduduk HOA dan dapat dimintai pertanggungjawaban secara pribadi.

Asuransi direktur dan petugas memberikan perlindungan finansial kepada orang-orang yang menjalankan HOA. Ini mencakup biaya pembelaan hukum dan kerusakan. Namun, itu tidak mencakup kesalahan yang disengaja. Asuransi pencurian karyawan dapat melindungi asosiasi jika direktur, pejabat, atau manajer properti menggelapkan dana HOA.

Simpan Catatan Keuangan yang Baik

Sebuah HOA membutuhkan uang agar dapat berfungsi, dan uang itu berasal dari warga komunitas. Sebagian dari uang tersebut mendanai administrasi HOA (misalnya, layanan hukum, akuntansi dan manajemen), tetapi sebagian besar uang tersebut digunakan untuk pemeliharaan area umum.

Mungkin membayar untuk layanan lansekap, pemeliharaan kolam, dan bahkan pengumpulan sampah. Sebagian uang dibelanjakan setiap bulan, dan sisanya disisihkan sebagai dana cadangan. Terkadang biaya besar akan muncul yang tidak dapat dibayar dari dana cadangan HOA. Dalam hal ini, HOA akan mewajibkan penduduk untuk membayar biaya tambahan yang disebut penilaian khusus.

HOA baru perlu melakukan analisis pendanaan dan menyusun anggaran untuk menentukan berapa banyak yang harus dikumpulkan dalam bentuk iuran bulanan dari pemilik masing-masing properti. Analisis tersebut didasarkan pada pengeluaran mana yang akan dibayar oleh anggota masyarakat, berapa biayanya, berapa yang akan dialokasikan untuk dana cadangan, dan persentase harta milik masyarakat yang dimiliki oleh masing-masing penduduk.

Selain itu, dana cadangan harus dikelola dan diinvestasikan agar HOA tetap sehat secara finansial (misalnya, nilai dana harus dipertahankan terhadap inflasi ).

Terus Beri Tahu Pemilik Rumah

Sebagai anggota masyarakat yang membayar iuran dan terpengaruh oleh keputusan HOA, warga harus terus diberi informasi tentang kegiatan HOA dan masalah apa pun yang mempengaruhi masyarakat.

HOA harus mengadakan pertemuan rutin dan memberi tahu warga cukup jauh sebelumnya bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk hadir. Mereka juga harus mengadakan pemilihan direktur dan pejabat dan memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk memilih. Buletin komunitas, email, dan / atau situs web juga dapat membantu menjaga agar pemilik rumah tetap mengetahui informasi terbaru.

Petugas dan direktur HOA harus menyimpan catatan rinci tentang kegiatan mereka, seperti notulen rapat masyarakat. Asosiasi harus mengungkapkan informasi keuangan penting kepada anggota masyarakat secara teratur. Anggota harus menyadari hak mereka untuk melihat catatan HOA dan diberikan akses berdasarkan permintaan.

(Untuk lebih lanjut, lihat:  Dealing With Your Condo Board .)

Aturan Penegakan

HOA adalah komunitas berbasis aturan, jadi dari waktu ke waktu, mereka harus menegakkan aturan yang dilanggar anggota komunitas. HOA juga harus menangani keluhan dari penduduk tentang peraturan yang tidak mereka sukai atau peraturan yang menurut mereka harus ditambahkan untuk menyelesaikan masalah yang sedang berlangsung.

HOA harus menegakkan aturan dengan cepat dan konsisten. Pemilik rumah yang menolak untuk mematuhi harus didenda. Jika pemilik rumah menolak untuk mematuhinya, HOA mungkin perlu mengirimkan akun tersebut ke penagihan atau menuntut pemilik rumah. HOA harus menghindari penegakan selektif — dengan kata lain, mereka tidak boleh bermain favorit dengan pemimpin HOA atau penduduk komunitas yang berteman dengan mereka. Perilaku bias dapat menyebabkan gugatan.

Menyewa perusahaan manajemen profesional dapat mengurangi beban pejabat dan direktur HOA dan menghilangkan potensi sumber konflik antara pemimpin HOA dan anggota masyarakat lainnya. Perusahaan manajemen dapat mengambil alih banyak pekerjaan administratif dan menangani ketidaknyamanan seperti menegakkan aturan dan mengumpulkan iuran. Ia juga dapat menggunakan keahliannya dalam manajemen properti untuk memastikan kelancaran komunitas dan menghindari kesalahan yang mungkin dilakukan oleh pejabat dan direktur yang tidak berpengalaman. Namun, manajemen profesional membutuhkan biaya, yang berarti biaya HOA bulanan pemilik rumah akan lebih tinggi. 

Skenario kasus terburuk untuk penegakan aturan melibatkan penyitaan properti pemilik rumah karena tidak membayar iuran atau penilaian khusus. Tindakan ekstrim ini dapat menciptakan situasi kontroversial antara pemilik rumah dan HOA. Penyitaan juga menurunkan nilai properti, yang tidak baik bagi penghuni lain di lingkungan itu.

Selenggarakan Pertemuan Komunitas

HOA bisa hanya tentang bisnis, tetapi tidak harus begitu. Suatu kegiatan yang menyenangkan sesekali memungkinkan anggota HOA untuk mengenal satu sama lain secara bersahabat, sosial, tidak hanya dalam pengaturan pertemuan HOA yang berpotensi bermusuhan. Jika tetangga saling mengenal secara pribadi, komunitas dapat menjadi tempat tinggal yang lebih menyenangkan dan konflik dapat lebih mudah diselesaikan.

Garis bawah

Membentuk dan mengelola asosiasi pemilik rumah adalah tugas besar dengan tanggung jawab yang signifikan dan implikasi besar. Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk membeli properti di HOA, pahami apa yang Anda hadapi sebelum membeli. 

(Untuk bacaan lebih lanjut, lihat:  9 Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Asosiasi Pemilik Rumah .)