Mengisi Formulir W-9: Permohonan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Sertifikasi

Apa Mengisi Formulir W-9: Permohonan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Sertifikasi?

Formulir W-9 adalah salah satu formulir IRS yang paling mudah diisi, tetapi jika formulir pajak membuat Anda gugup, jangan khawatir. Kami akan memandu Anda melalui cara yang tepat untuk menyelesaikannya.

Langkah 1: Masukkan nama Anda seperti yang ditunjukkan pada pengembalian pajak Anda .

Langkah 2: Masukkan nama bisnis Anda atau nama “entitas perseorangan”, jika berbeda dari nama yang Anda masukkan pada langkah 1. Misalnya, Anda mungkin merupakan perusahaan perseorangan, tetapi untuk tujuan pemasaran, Anda tidak menggunakan nama pribadi Anda sebagai Nama Bisnis;alih-alih, Anda “menjalankan bisnis sebagai” nama lain.Anda akan memasukkan nama itu di sini.Adapun bagian entitas yang diabaikan, jika Anda tidak tahu apa itu, Anda mungkin bukan salah satunya.Jenis entitas perseorangan yang paling umum adalah perseroan terbatas beranggotakan tunggal.

Langkah 3: Anda jenis entitas bisnis apa untuk klasifikasi pajak federal: kepemilikan tunggal, kemitraan, perusahaan C , perusahaan S, trust / estate, perseroan terbatas, atau “lainnya”? Centang kotak yang sesuai. Jika Anda tidak yakin, Anda mungkin adalah pemilik perseorangan, karena Anda harus mengajukan banyak dokumen untuk menjadi salah satu entitas lainnya.

Langkah 4: Pengecualian. Kemungkinan Anda akan membiarkan kotak-kotak ini kosong. Berikut ini beberapa pengecualian: 

1. Penerima pembayaran yang dibebaskan dari pemotongan cadangan , seperti perusahaan (dalam banyak kasus), mungkin perlu memasukkan kode di kotak “Kode penerima pembayaran yang dikecualikan”. Instruksi Formulir W-9 mencantumkan penerima pembayaran yang dibebaskan dan kode mereka serta jenis pembayaran yang kode ini harus digunakan. Perusahaan yang mengisi W-9 untuk menerima pembayaran bunga atau dividen, misalnya, akan memasukkan kode “5.”

2. Penerima pembayaran yang dibebaskan dari pelaporan berdasarkan Undang-Undang Kepatuhan Pajak Rekening Asing (FATCA) mungkin perlu memasukkan kode di kotak “Pembebasan dari kode pelaporan FATCA”. Tak satu pun dari kotak ini akan berlaku untuk kontraktor independen atau freelancer.

Langkah 5: Berikan alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos Anda. Bagaimana jika alamat rumah Anda berbeda dengan alamat bisnis Anda? Alamat mana yang harus Anda berikan pada Formulir W-9? Gunakan alamat yang akan Anda gunakan untuk pengembalian pajak Anda. Misalnya, jika Anda adalah pemilik tunggal yang menyewa ruang kantor, tetapi Anda mengajukan pengembalian pajak menggunakan alamat rumah Anda, masukkan alamat rumah Anda pada formulir W-9 sehingga IRS tidak akan kesulitan mencocokkan 1099 Anda dengan Formulir 1040 Anda. .

Langkah 6: Pada langkah opsional ini, Anda dapat memberikan nama dan alamat pemohon. Anda mungkin ingin mengisi kotak ini untuk menyimpan catatan kepada siapa Anda memberikan nomor identifikasi pajak Anda.

Langkah 7: IRS menyebut bagian ini Bagian I, yang harus membuat Anda bertanya-tanya apakah semua langkah yang baru saja Anda selesaikan. Di sini, Anda harus memberikan nomor identifikasi pajak bisnis Anda, yang akan menjadi Nomor Jaminan Sosial (SSN) perorangan jika Anda adalah perusahaan perseorangan, atau nomor identifikasi pemberi kerja (EIN) jika Anda jenis bisnis lain. Sekarang, beberapa perusahaan perseorangan juga memiliki EIN, tetapi IRS lebih suka pemilik tunggal menggunakan SSN mereka pada formulir W-9. Sekali lagi, melakukan hal itu akan membuatnya lebih mudah untuk mencocokkan 1099 yang Anda terima dengan pengembalian pajak Anda, yang akan Anda ajukan di bawah SSN Anda.

Bagaimana jika bisnis Anda baru dan tidak memiliki EIN? Anda tetap dapat mengisi formulir W-9. IRS mengatakan Anda harus mengajukan nomor Anda dan menulis “melamar” di ruang untuk TIN. Anda ingin mendapatkan nomor ini secepat mungkin karena, sampai Anda mendapatkannya, Anda akan dikenakan pemotongan cadangan. Anda dapat mengajukan EIN di situs IRS. Lihat petunjuk di bawah untuk Langkah 8, Bagian II, untuk mengetahui lebih lanjut tentang pemotongan cadangan.

Langkah 8: Di Bagian II, Anda harus membuktikan kebenaran semua informasi Anda sebelum Anda dapat menandatangani formulir W-9. Dengan sengaja berbohong di formulir pajak bisa berarti Anda harus membayar denda atau masuk penjara; IRS tidak main-main. Sebelum menandatangani formulir W-9, berikut adalah pernyataan yang harus Anda nyatakan benar, di bawah hukuman sumpah palsu:

1. Nomor yang tertera pada formulir ini adalah nomor pokok wajib pajak saya yang benar (atau saya sedang menunggu nomor dikeluarkan untuk saya).

Jika Anda berpikir untuk menggunakan nomor pajak yang “dipinjam”, dicuri atau dibuat-buat, pikirkan dua kali sebelum bersumpah.

2. Saya tidak tunduk pada pemotongan cadangan karena: (a) Saya dibebaskan dari pemotongan cadangan, atau (b) saya belum diberi tahu oleh Internal Revenue Service (IRS) bahwa saya tunduk pada pemotongan cadangan sebagai akibat dari kegagalan untuk melaporkan semua bunga atau dividen, atau (c) IRS telah memberi tahu saya bahwa saya tidak lagi dikenakan pemotongan cadangan.

Sebagian besar pembayar pajak dibebaskan dari pemotongan cadangan tetapi sekarang tidak lagi, tidak ada yang perlu tahu.

3. Saya warga negara AS atau orang AS lainnya.

Jika Anda adalah penduduk asing , Anda jelas. IRS juga menganggap yang berikut ini sebagai “orang AS”: kemitraan, korporasi, perusahaan, atau asosiasi yang dibuat atau diatur di Amerika Serikat atau berdasarkan undang-undang Amerika Serikat; sebuah perkebunan domestik; dan kepercayaan domestik. Jika bisnis Anda adalah kemitraan yang memiliki mitra asing, aturan khusus berlaku; baca tentang mereka dalam instruksi untuk membentuk W-9. Jika Anda bukan warga negara AS, Anda mungkin perlu mengisi formulir W-8 atau formulir 8233.

4. Kode FATCA yang dimasukkan pada formulir ini (jika ada) yang menunjukkan bahwa saya dibebaskan dari pelaporan FATCA adalah benar.

Anda mungkin tidak perlu khawatir tentang yang satu ini, yang berkaitan dengan Undang-Undang Kepatuhan Pajak Rekening Asing (FATCA).

Pertimbangan Khusus Saat Mengajukan Formulir W-9

Formulir W-9 memberitahu Anda untuk mencoret butir 2 di atas jika Anda telah diberitahu oleh IRS bahwa Anda saat ini dikenakan pemotongan cadangan karena Anda gagal melaporkan semua bunga dan dividen atas pengembalian pajak Anda.

Anda dapat mencoret item 2 jika Anda mengisi Formulir W-9 sehubungan dengan transaksi real estat. Butir 2 tidak berlaku dalam kasus ini, jadi tidak masalah jika Anda tunduk pada pemotongan cadangan.

Sekarang, jika Anda membaca cetakan kecil dalam instruksi W-9 dengan hati-hati, tampaknya menunjukkan bahwa kebanyakan orang tidak diharuskan untuk menandatangani formulir ini sama sekali. Anda biasanya hanya diminta untuk menandatanganinya jika IRS telah memberi tahu Anda bahwa sebelumnya Anda memberikan TIN yang salah. Secara teknis, bagaimanapun, orang yang meminta Anda untuk mengisi Formulir W-9 mungkin akan menganggapnya tidak lengkap atau tidak valid jika Anda belum menandatanganinya, dan semoga berhasil meyakinkan mereka sebaliknya.

Formulir Kembali W-9

Kembalikan formulir W-9 Anda yang telah diisi ke bisnis yang meminta Anda untuk mengisinya. Idealnya, Anda akan mengirimkannya secara langsung untuk membatasi ekspos terhadap pencurian identitas , tetapi metode ini seringkali tidak praktis. Mail dianggap relatif aman. Jika Anda harus mengirimkan formulir melalui email, Anda harus mengenkripsi dokumen dan pesan email Anda dan memeriksa tiga kali apakah Anda memiliki alamat email penerima yang benar sebelum mengirim pesan Anda. Layanan gratis tersedia online untuk membantu Anda melakukan ini, tetapi periksa reputasi mereka sebelum mempercayakan dokumen Anda kepada mereka.

Garis bawah

Memberikan informasi yang akurat pada Formulir W-9 Anda akan membantu memastikan bahwa pembayaran yang Anda terima – atau transaksi lain yang memerlukan formulir ini – dilaporkan dengan benar ke IRS. Jika Anda tidak yakin dengan beberapa item, seperti klasifikasi bisnis Anda yang benar, tanyakan kepada akuntan Anda atau penasihat keuangan lainnya .